Importsmf

Un article de Documentation 8sens.
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1) Documentation générale sur les importations de données

Préambule : cette documentation technique ne concerne que l’administrateur de la base de données. Il faut donc se connecter en ADMIN. Prévoyez de faire systématiquement des sauvegardes avant l'import et de bien vérifier la qualité des éléments importés.

Imports (menu Fichier)

Imports

8sens permet d'importer des données dans la plupart des tables de la base de données.

On peut lancer l'import de deux manières :

1) Dans le Menu Fichier > Imports…

2) Depuis une vue, avec le bouton Imprimer > Importer > un modèle d'import

Dans les deux cas, on arrive sur la fenêtre "Import de données".

Fenetre-import2.png

Choisir une table dans le menu Table concernée et un fichier de données avec le bouton [Lire un fichier texte…] : les colonnes de ce fichier apparaissent dans la partie gauche de la liste , les colonnes de la table sélectionnée dans la partie droite .

Le principe est de déplacer les lignes de gauche (en insérant des lignes vides, ou en supprimant des lignes, au besoin) pour les mettre en face de celles de droite. On peut dupliquer une ligne pour renseigner plusieurs colonnes de 8sens avec la même donnée.

Les références à importer doivent être activée à l'aide d'un "X" dans la colonne Importer. Sélectionner la ligne et appuyez sur la barre d'espace : le "X" active la colonne, le "-" la désactive.


Options d'import

Le bouton [Options d'import…] permet d'activer les options suivantes :

ImpOptions.png

Astuce : si la deuxième ligne du fichier de données contient les noms de colonne 8sens (la première ligne contient les titres), le bouton [Automatique] aligne automatiquement les colonnes à importer en face des colonnes correspondantes de la table.

Col-8sens.png


Ajout / Mise à jour

1) Pour des tables "à code"

A la création d'une fiche dans une table dite "à code", le renseignement d'un code unique est obligatoire.

Toute fiche CLIent comporte un "Code Client" unique (CliCode) de même qu'une Facture possède un "Code Facture" (FacCode) qu'on retrouve en comptabilité.

L'utilisation de cette colonne de "Code" concerne principalement les tables de Tiers (CLIents/FOUrnisseurs…), des ARTicles/PROduits et des Pièces (cf partie concernant l'import des pièces).

Lors d'un import, la référence à ce Code permet de modifier ou compléter une fiche existante : les informations de la fiche importée viennent alors compléter ou remplacer celles de la fiche existante.

Clicode.png

La règle est alors la suivante :

  • si la colonne de l'ID de la table choisie est cochée, le programme met à jour la fiche dont il trouve l'ID.
  • si cette colonne n'est pas cochée, mais si la colonne du Code de la table choisie est cochée et si le choix de la racine est de prendre celle du code importé (ou un choix de racine manuelle), le programme met à jour la fiche dont il trouve le Code (sinon, il crée une fiche avec un nouvel ID et ce code).

Import-id.png

NB en création d'enregistrement : la colonne du Code de la table doit être cochée, même si une racine automatique est sélectionnée.

2) Pour des tables "sans code"

  • si la colonne de l'ID de la table choisie est cochée, le programme met à jour la fiche dont il trouve l'ID.
  • sinon, le programme recherche en fonction des données fournies si l'enregistrement existe ou non.

Ces données varient en fonction de la table, pour que 8sens trouve l'enregistrement :

  • --- pour un produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du fournisseur et le code produit.
  • --- pour un compte, il faut fournir le code (ou l'ID) du type de compte et le code compte.
  • --- pour un article en dépôt, il faut fournir le code (ou l'ID) du dépôt et le code (ou l'ID) de l'article.
  • --- pour une nomenclature article, il faut fournir le code (ou l'ID) de l'article composé et le code (ou l'ID) de l'article composant.
  • --- pour une nomenclature produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du produit composé et le code (ou l'ID) du produit composant.
  • --- pour une ligne de tarif article, il faut fournir le code (ou l'ID) du tarif et le code (ou l'ID) de l'article.
  • --- pour une ligne de tarif produit, il faut fournir le code (ou l'ID) du tarif et le code (ou l'ID) du produit.


ArdEmpl.png

Exemple : pour modifier un emplacement dans un article dépôt, on renseigne le code dépôt ArdGDepCode, le code article ArdGArtCode, et l'emplacement ArdEmpl


Pour transformer une valeur vrai/faux en booléen 8sens, mettre "BT" en quatrième colonne de la liste des données (en rouge, à gauche) et la valeur à prendre pour "vrai" en 3ème colonne

Booleen.png

Ex : le fichier d'import comporte une colonne avec des "oui" ou des "non". Si on met "oui" en colonne 3 et "BT" en colonne 4, 8sens importe la valeur "vrai" c'est à dire "X" à tous les enregistrements comportant un "oui" dans la bonne case, sinon il importe la valeur "faux", c'est-à-dire "-".


Les constantes doivent être placées en colonne 3 : elles sont prioritaires sur les valeurs lues dans le fichier. Par conséquent, utilisez cette colonne pour indiquer une même valeur à tous les enregistrements importés (ex: une catégorie clients).


Pour les colonnes à énuméré fixe (Nuf), on peut choisir d'importer la valeur lue dans le fichier ou d'affecter un même énuméré à tous les enregistrements en déroulant le menu local dans la liste de droite (par un clic droit ou Control-clic).


Si la table est une table "Fille" (ex : adresses, communications, etc), on peut importer dans cette table et mettre à jour la table "mère" (ex : clients), de la façon suivante, si l'on dispose du code de l'enregistrement "mère" :

  • faire correspondre la ligne correspondant à la colonne "MereID" de droite, avec la ligne porteuse du code "mère" à gauche, et mettre le mot "CODE" en colonne 4.
  • sur la ligne correspondant à la colonne "MereTable" de droite, mettre le nom de la table mère en colonne 3 réservée aux constantes (ex : "CLI") et mettre un "X" en colonne 4 ; pour connaitre les noms de table, consultez le menu local des tables en haut de la fenêtre, il donne entre parenthèses le nom interne de la table.

Import-ADR.png


Ex : pour importer des adresses de livraison de clients, il faut mettre le code client du fichier d'import en face de "MereID" avec "CODE" en colonne 4, "CLI" en face de "MereTable", et les éléments de l'adresse en face des champs adresse.


Les valeurs vides ne sont pas importées ; pour "vider" une case de la base de données 8sens par l'import, il faut y mettre la valeur "%%%" dans le fichier d'import (ou mettre "%%%" en constante, troisième colonne, pour tous les enregistrements lus).


Import d'images : si la table comporte des colonnes images, il est possible de les importer. Il faut :

- placer toutes les images dans un dossier dont le nom est celui de la colonne image, ex "ArtGPicID" (Photo) ou "ArtPlans" (Plan) pour la table Articles.

- Que les images soient au format JPEG, le nom de chaque image doit être le code d'un article importé + ".jpg" Ex : ART001.jpg

- Cocher dans "Options d'import" l'option "Importer les image".


On peut importer les deux images à la fois dans le cas de la table article, avec deux dossiers d'images. Le dossier contenant les images doit être à côté du fichier à importer qui doit contenir au moins les codes articles.

Exemple Modèle d'import d'image http://www.8sens.com/DIVERS/ImportArtPhoto.zip


Import de pièces : le fichier de données doit être hiérarchique. Un enregistrement Entête (qui doit avoir un "E" en première colonne) suivi de n enregistrements Ligne (qui doivent avoir un "L" en première colonne), et ainsi de suite ; le programme permet alors de paramétrer les entêtes et les lignes. Certaines contraintes sont à respecter, lisez la documentation complémentaire ci-dessous pour importer des pièces. Aucune mise à jour de pièce n'est effectuée en import, seulement des créations.


Import d'écritures : l'ordre du fichier d'import est important car le programme crée un n° de séquence à chaque fois que les écritures sont d'un autre journal, d'un autre exercice, d'une autre période, ou que le montant cumulé des soldes est égal à zéro. Le fichier importé doit donc être trié par journal, date, pièce. Aucune mise à jour d'écriture n'est effectuée en import, seulement des créations.


NB : les valeurs citées ci-dessus ("BT", "CODE", ...) doivent être respectées exactement (mêmes majuscules).


Lors d'un import, le programme crée un ou deux fichiers, dont le nom provient du NOM du fichier importé :

  • NOM.MSG : contient les messages d'import et le compte rendu final,

et éventuellement

  • NOM.ERR : contient les enregistrements en erreur s'il y en a, ce fichier peut être repris tel quel pour réimporter avec les mêmes paramètres d'import, après correction des erreurs.

Import pièce

1) Documentation spécifique Import Pièces 8sens

Très important :

Les pièces créées par un import sont de vraies pièces 8sens, elles gèrent tout ce que leur nature ( cf Menu fichier > paramètres généraux > natures) a prévu (gestion des quantités en commande, en stock, génération des écritures comptables, ...). Par exemple : si vous importez d’une part des factures et d’autre part les écritures correspondant à ces factures en comptabilité, prenez soin d’importer les factures sur une nature de pièce qui NE GERE PAS les écritures comptables, sinon chaque facture va générer des écritures qui seront en double avec celles importées directement par les écritures.


A partir de la version 3.3.7, les lignes de pièce importées comprennent les mêmes éléments que les lignes d'une pièce saisie à la main, même si ces éléments ne sont pas renseignés dans le fichier d'import



Paramétrage des Transformations :

Il faut créer une transformation par nature de pièce à importer ( menu Fichier > Paramètres Généraux > natures )


Les codes des transformations sont fixes, et vous devez respecter ces codes exactement :

  • IMPORFAC : pour importer des Factures
  • IMPORBON : pour les Bon de Livraison
  • IMPORCDE : pour les Bon de commandes
  • IMPORDEV : pour les Devis.


NB : pour les pièces fournisseur on rajoute F à la fin du code ( ex : IMPORCDEF)

Import01.jpg


Les réglages ci-dessus (type, reliquat, tiers) sont obligatoires : C’est une transformation de type duplication, donc tous les réglages par défaut du client sont pris : ce n’est pas la peine d’importer les conditions de règlement ou la devise ou tout ce que le client apporte par défaut Seules les adresses (facturation et livraison ) importées sont bien reprises dans l’import.

Cochez Mise à jour des prix si vous voulez que 8sens recalcule les prix avec les tarifs en cours et Mise à jour des PR si vous n'importez pas les prix de revient (ce qui est en général le cas)

En général, vous devez indiquer le Code établissement principal dans cette transformation et ne pas laisser le Code établissement "TOUS" qui ne sert que dans des cas bien particuliers. Toutes les pièces importées seront référencées dans l'établissement que vous avez indiqué et non pas dans celui du modèle

Le fichier d’entrée en mode E/L

Une ligne d’entête identifiée par un E, suivie de lignes identifiées par un L, et de nouveau E puis L etc Exemple :


E NUMERO PIECE CODE CLIENT DATE LIB .ADRESSE RUE 1 CP VILLE
L CODE ARTICLE LIBELLE QTE P.U. Brut P.U. Net
E FROC003 CILOO 100307 Ciloo Sarl 8,rue bleue 75005 PARIS
L FOT001 Ballon cuir cuir 1 40 10
L Texte libre
L FOT001 Ballon cuir cuir 1 32 30


(Les 2 premières lignes du fichier exemple sont des lignes de titres) Le caractère séparateur est Tabulation dans l’exemple

Le numéro de pièce, ici FROC003 , ne doit pas exister dans la base de données Le client (ici CILOO) et l’article (ici FOT001) doivent exister dans la base de données. Le programme effectue en effet des contrôles.


Précautions:

Bien vérifier la nature sur laquelle on importe

Import02.jpg

On peut aussi faire apparaître le numéro de colonne du fichier de données en positionnant le pointeur à la limite de la colonne Référence et en écartant :

Import03.jpg


Les réglages de l’entête :

Import04.jpg


Import05.jpg

N’oubliez pas que vous pouvez dupliquer une ligne du fichier :

Import06.jpg


éditer des éléments

Import07.jpg


importer une valeur fixe

Import08.jpg


Les réglages de la ligne

Import09.jpg


Avant la version 3.3.7 (cf ci-dessus en gras), ne pas oublier de cocher PlvIsStat si les lignes de pièces doivent apparaître dans les statistiques articles (le réglage import est prioritaire pour les articles sur celui des articles ou de la nature de pièce)


Import10.jpg



NB :

- PU Brut et PU Net sont obligatoires, le programme calcule la remise entre les 2 si elle n’est pas spécifiée dans le fichier d’import

2) Pour aller plus loin

Astuce pour exporter et importer des pièces 8sens : (v2.0.4 et suivantes)

1) créer un modèle d’export, en cochant toutes les colonnes souhaitées puis cliquer sur le bouton « Automatique » 2) exporter les pièces voulues avec ce modèle (liste des pièces > bouton exporter > modèle d’export) 3) menu fichier > Importer, ouvrir le modèle d’export (attention, la transformation nécessaire doit exister, cf ci-dessus) 4) éventuellement sélectionner une autre racine si on ne veut pas importer avec les mêmes numéros de pièce 5) ouvrir le fichier exporté au 2) et importer


Le fichier d'entrée en mode E/L en gérant l'automatisme de colonne:


E NUMERO PIECE CODE CLIENT DATE LIB .ADRESSE RUE 1 CP VILLE
L CODE ARTICLE LIBELLE QTE P.U. Brut P.U. Net
E PcvCode PcvGCliCode PcvDate PcvLib PcvPAdpRue1 PcvPAdpCp PcvPAdpVille
L PlvGArtCode PlvLib PlvQteUV PlvPUBrut PlvPUNet
E FROC003 CILOO 100307 Ciloo Sarl 8,rue bleue 75005 PARIS
L FOT001 Ballon cuir cuir 1 40 10
L Texte libre
L FOT001 Ballon cuir cuir 1 32 30

En ligne 3 et 4 du Fichier d'import on renseigne les noms de colonnes Sql correspondantes à celles de 8sens. Affichez cet enregistrement dans la partie Valeur de la liste à gauche, une fois le fichier de données ouvert, puis cliquez sur le bouton "automatique" : 8sens fait correspondre automatiquement les colonnes du fichier de données avec celles de 8sens.


Import11.jpg


Import articles

Information importante à savoir lors de l'import d'article, si vous renseignez le code fournisseur ainsi que le code produit associé à l'article comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous :

E CODE ARTICLE LIBELLE PRIX DE BASE HT CODE FOURNISSEUR CODE PRODUIT
L FOT001 Ballon cuir blanc 10 FOOTIX FOTP001

que vous lirez ensuite dans la fenêtre d'import :

Import13.jpg


Import15.jpg


Cela créera automatiquement les produits associés aux articles importés


Import14.jpg



Par contre cela ne créera pas le fournisseur, il faut donc renseigner un fournisseur déjà existant ou l'avoir préalablement crée avant de réaliser l'import.


Pour importer le produit avec l'article, il faut cocher la case "Code Fournisseur" (ArtGFouCode) et lui mettre une valeur fixe ou provenant du fichier de données, un code fournisseur qui existe.

8sens cherche un produit ayant ce fournisseur et le lien article pour le code article importé - s'il n'en trouve pas, il crée le produit et le coche "Principal" pour cet article - s'il en trouve et qu'il n'est pas principal, il ne fait rien - s'il en trouve et qu'il est principal, il met à jour ce produit

Les informations reprises de l'import article sont : - le code produit (ArtGProCode ou si pas rempli, le code article ArtCode) - le libellé (ArtLib) - le dernier prix d'achat (ArtLastPA) qui est recopié dans le dernier prix d'achat du produit (ProLastPA) et dans le prix de base (ProPrixBase)




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