Racines

Un article de Documentation 8sens.
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Plusieurs tables dans 8sens utilisent un champ "Code". C'est le cas par exemple pour la table Client : le champ "Code" correspond a "Code Client". Ce code est unique et vous permet de retrouver facilement les informations.

C'est le paramétrage des racines qui défini la structure du code.

Pour certaines tables de 8sens, le paramétrage des racines doit être fait par nature (c'est le cas pour les pièces) ou par journal (pour les rapprochements bancaires)

Racine2.png

La zone 1 vous permet de sélectionner les tables où sont utilisés les codes.

La zone 2 vous permet de visualiser les racines déjà créées (pour la table sélectionné dans la zone 1). La zone "valeur actuelle" affiche la valeur du dernier code enregistré. Tandis que la zone "Prochaine racine" affiche la valeur du prochain code. Si le paramétrage de la racine est manuelle, alors la zone "Prochaine racine" est vide.

La zone 3 vous permet d'activer ou non une racine. Vous pouvez également définir une plage d'utilisation (Racine active du --- au ---). Cette option peut être utile par exemple pour différencier les codes des commandes dites "normales" des commandes réalisées lors d'un salon par exemple.

Racine3.png

La zone 4 vous permet de définir les affectations des racines aux différents établissements et groupes d'utilisateurs. Cette fonctionnalité permet d'autoriser ou non certains groupes à créer, ou pour les pièces de ventes/achat à transformer. Si nous paramétrons par exemple une racine pour les pièces de vente de type commande, accessible à tous les groupes, alors tous les utilisateurs pourrons créer des commandes. Si nous créons ensuite une racine pour les pièces de vente de type bon de livraison et que nous la rendons accessible uniquement aux groupes Administrateurs et utilisateurs, le groupe caisse ne pourra jamais transformer les commandes en bon de livraison.

La zone 5 vous permet de définir le paramétrage de la racine. Si le paramétrage est manuel alors le programme vous demandera lors de la création d'une fiche de saisir le code.

Paramétrage automatique des racines

Racine4.png

La zone 1 est un aperçu du paramétrage automatique de votre racine.

La zone 2 permet de définir l'ordre des éléments (de la zone Type de valeur) qui constituent la racine (Valeurs Fixes, Date du jour, et valeur incrémentale).

Il n'est pas obligatoire de définir un ordre pour chaque élément, vous pouvez très bien définir une racine avec seulement une valeur incrémentale ou encore avec une valeur fixe et une valeur incrémentale. Sachez cependant que la valeur incrémentale est indispensable pour garantir l'unicité du code.
"---" > l'élément ne sera pas pris en compte
" 1 " > l'élément sera positionné en première position.
etc...

La zone 3 permet de définir les différentes valeurs des éléments constituant la racine.

Valeur Fixe : vous pouvez saisir dans cette zone ce que vous souhaitez.
Racine5.png
Date du jour : vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante l'année , le mois, le jour, la semaine, le jour année et le mois lettres. La longueur se remplie automatiquement dans la zone 2, mais vous pouvez la modifier. Par exemple si vous sélectionnez l'année, la longueur remplie est 4 (affichage > 2008). Vous pouvez réduire cette longueur à 2 (affichage > 08). Vous n'êtes pas obligé de définir chaque éléments de la date du jour.

Astuce : si vous voulez des racines par mois avec des valeurs incrémentales commençant à chaque fois par 1, créez 12 racines et laissez chacune valide un seul mois + quelques jours.


Valeur incrémentale : définissez la valeur minimale et la valeur maximale de cet élément. La zone Nb correspondant aux nombre de caractères qui seront utilisés pour afficher cette valeur. Dans la zone Car vous définissez le caractère utilisé pour compléter la valeur. Dans cette exemple le caractère de remplissage est 0. Par exemple si la valeur actuelle est 1 vous aurez à l'affichage > 000001 (6 caractères alignés sur la gauche)

Numérotation absolue

Exemple : vous avez défini deux natures de pièces de type facture client : une qui sert lors d'un salon, l'autre destinée à un usage courant. Ces deux natures ont donc des racines différentes. Vous souhaitez néanmoins que la numérotation de vos factures ne comporte pas de "trous": vous devez utilisez la numérotation absolue.

Pour la racine de chacune de ces deux natures de pièce, cochez la case "Numérotation absolue" en bas de l'écran des racines.

On ne peut alors modifier le n° dans l'écran des racines (qui affiche alors toujours "99999"). Pour ce faire, il faut aller dans la fiche de l'établissement où l'on trouve dans les thèmes 15 et 16 les compteurs d'achat et vente, décrivant le n° absolu de pièce par type de pièce (facture client, BL client, etc pour la société considérée).



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