Transformations

Un article de Documentation 8sens.
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Une transformation sert à transformer une pièce en une autre. Par exemple : un devis en commande.


Paramétrage

Les transformations sont accessibles uniquement à l'administrateur, au menu Fichier > Paramètres généraux > Transformations.

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La fiche d'une transformation propose les champs suivants :

  • Code transformation : code en texte libre.
  • Libellé transformation : texte libre dans lequel on peut expliquer l'objet de la transformation.
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  • Type : définit la transformation qui sera effectuée. Une liste pré-établie de type est disponible :
  • Nouvelle pièce : tient compte des quantités à transformer de la pièce d'origine et met à jour les quantités transformées de celle-ci. L'état de la pièce d'origine va changer (Soldée ou Partiel), voir fiche qté transformée).
  • Duplication totale : utilisable quelque soit l'état de la pièce d'origine, qui conserve cet état. Elle est dupliquée en une nouvelle pièce.
  • Annulation : la transformation tiendra compte de la quantité à transformer et ira créer une nouvelle pièce similaire à la pièce d'origine avec des quantités négatives.
  • Clôture de caisse (accessible seulement par le Terminal Point de Vente) : permet de clôturer les écritures d'une caisse et de les transformer en facture.
  • Type de reliquat : voir doc Reliquats.
  • Changement de tiers : si l'option est cochée, il sera possible lors de la transformation de sélectionner un tiers différent de celui de la pièce d'origine.
  • Mise à jour des prix : tous les prix de la pièce de destination sont recalculés en fonction du tiers et des tarifs article/produit en cours, sans tenir compte des prix de la pièce d'origine.
  • Mise à jour des PR : les 4 prix de revient (PA, etc) sont mis à jour à partir de ceux des fiches article/produit.
  • Mise à jour devise gestion/Mise à jour devise comptable : le cours de la devise est repris selon le jour de transformation au lieu de garder le cours d'origine de la pièce.
  • Rappel de la pièce d'origine : permet d'inclure une ligne dans la pièce de destination, rappelant la pièce d'origine, et qui dépend de la langue utilisée. Voir Libellé de Transformation.
  • Nature d'origine : il s'agit de la pièce d'origine à partir de laquelle la transformation sera possible. Voir nature.
  • Statut d'origine : permet de définir un statut obligatoire pour autoriser la transformation des pièces sélectionnées.
  • Nature de destination : nature de la pièce générée par la transformation.
  • Statut de destination : permet de définir un statut pour les pièces créées par la transformation.

La fenêtre de choix de transformation apparaît triée par code transformation, ce qui permet de placer la plus courante en tête de liste.

Listetransfo.png

Utilisation de la transformation

Une fois la transformation définie, il est possible d'utiliser le bouton Transfo3.png présent dans les listes de pièces de vente, d'achat et de stock.

Pour transformer une pièce, il faut sélectionner une ou plusieurs pièces dans une liste et cliquer sur le bouton «Transformer».

Un dialogue "Transformations" s'ouvre proposant les différentes transformations disponibles pour la nature de la première pièce sélectionnée de la liste.

Transfo4.png


Remarque : les transformations sont classées par code. Si vous préférez qu'une transformation soit toujours la première, modifiez les codes des transformations en conséquence.

En fonction de la nature de destination de la transformation, 8sens affiche les racines disponibles dans la liste du bas.

Si une seule pièce est sélectionnée, alors le changement de tiers est possible. Sinon, les transformations avec changement de tiers ne sont pas proposées.

À la fin de la transformation, 8sens indique le nombre de pièces qui ont été créées.

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Il est possible de voir par le menu contextuel (clic droit (Ctrl clic sur Mac)) sur une pièce le N° de la ou des pièces d'origine (<), de la pièce ainsi que le N° des pièces de destination (>).

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Regroupement par tiers

Lorsque vous transformez plusieurs pièces de vente ou d'achat, il est possible de regrouper toutes les pièces d'un même tiers en une seule, à condition que les critères suivants soient remplis :


- Les champs suivants doivent être identiques :

  • Code Client
  • Code type de vente ou Code type d'achat
  • Code Devise
  • TTC
  • Code Nature de pièce

- Le champ "Regroupement des pièces" de la fiche client doit être coché "X"

- Le champ "Changement de tiers" de la transformation doit être coché "-" (impossible de regroupement en changement de tiers)

Transfo7.png


- L'option "Regrouper par tiers" dans le choix de la transformation doit être coché.

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Exemple : option "Regroupement des pièces" dans la fiche client.



Toutes les pièces sélectionnées pour la transformation et qui répondent aux critères ci-dessus seront regroupées en une seule pièce de destination.

Transformations manuelles - Utilisation du glisser-déposer

Il est possible de transformer des pièces d'achat et de vente sans utiliser le bouton «Transformer».

Paramètrage

Pour pouvoir utiliser des transformations manuelles entre deux pièces, plusieurs paramétrages sont requis.

  1. Il faut que la transformation soit disponible dans la liste des transformations.
  2. La pièce de destination doit déjà exister (soit une pièce déjà existante par transformation soit une pièce créée manuellement).
  3. Le code client ou fournisseur doit être le même dans la pièce de départ et dans la pièce d'arrivée.

Utilisation

On peut faire glisser des entêtes de pièce à transformer, ou des lignes dans les lignes d'une pièce de destination.

Pour effectuer une transformation manuelle, il faut ouvrir les lignes de la pièce de destination (déjà existante ou créée auparavant pour l'opération) et faire glisser le ou les entêtes de pièces d'origine dans cette fenêtre de lignes (la touche Option (Alt) enfoncée rend les lignes d'une fenêtre 8sens "glissables").

Il est aussi possible d'ouvrir les lignes de la pièce d'origine, de sélectionner les lignes que l'on désire transformer, puis en laissant la touche Alt du clavier enfoncée, de déplacer avec la souris les lignes dans la pièce de destination.

On peut de cette manière modifier le type d'échange (par exemple pour un même client qui passe en franchise de taxe) (voir Prise en compte du type d'échange), regrouper des pièces ou effectuer des transformations partielles. Les transformations manuelles sont bien plus souples que les transformations directes et permettent certaines opérations qui ne sont pas possibles autrement.

Seules les lignes ayant une quantité à transformer supérieure à zéro sont transférées dans la pièce de destination (voir fiche qté transformée).

Réaliser une facture d'acompte

Il existe dans votre base une transformation de commande en facture d’acompte (si ce n’est pas le cas, merci de contacter le support technique).

En cliquant sur cette transformation, deux possibilités s’affichent :

       - Pourcentage de l’acompte (maximum 99%)
       - Montant de l’acompte (peut-être égal au montant de la commande)


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Pour les deux manières, le calcul est fait selon le type de la pièce d'origine : Si c'est une pièce HT alors l’acompte sera en HT, si la pièce est en TTC l’acompte sera en TTC.

Chaque transformation en acompte crée 2 lignes de plus dans la pièce d'origine avec l'article acompte et le montant donné ou calculé. Une ligne en quantité 1 et une en quantité -1. La ligne avec la quantité 1 est transformée. Alors le montant initial de la commande reste inchangé.

Transfo10.png


Dans la facture finale on ne retrouve donc que cette ligne et dans la commande le montant reste est diminué par la ligne -1 non transformée.


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Lors de la transformation finale "normale" les lignes -1 des acomptes effectués vont se déduire du total de la facture finale.

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