Procédure inventaire

Cette procédure détaille la manière de réaliser une correction complète du stock au moment de votre inventaire. Elle devra être reproduite sur l’ensemble de vos dépôts en activité.

Préparation de l’inventaire

Un inventaire magasin est normalement réalisé à portes fermées. Si ce n’est pas possible, il faudra que la pièce de remise à 0 soit réalisée à la première heure de la journée. Si on fait un inventaire le soir après la fermeture, il faut lui affecter la date du lendemain, surtout si des mouvements ont été réalisés dans la journée.

Idéalement, pour un inventaire compté le 31 décembre, la pièce de remise à 0 devrait être datée au 31/12 et la pièce d’entrée en stock au 01/01. Aucun autre mouvement de stock ne doit avoir lieu le 31/12 (pas de livraison/réception par exemple)

Il est préférable de ne pas faire un inventaire s’il existe déjà des mouvements de stock à la date de l’inventaire car ceux-ci vont être comptés comme ayant eu lieu après l’inventaire.

L’inventaire “bloque” les bons de livraison en cours, ils ne sont plus modifiables. Si vous essayez de modifier une ligne, 8sens affiche le message : Vous ne pouvez modifier cette ligne l’inventaire a été fait depuis…

Etape 1 : mettre le stock du dépôt à 0

Stocks > Pièces de stock

Le plus simple pour mettre le stock d’un dépôt à 0 est de créer une pièce de stock de type “Inventaire”. Cette pièce permet de passer le stock à 0 à la date indiquée pour le dépôt sélectionné.

Créer une pièce de stock de type Inventaire

• Cliquez sur Créer
• Sélectionnez le type de document : INV Inventaire
• Date pièce : indiquez la date de l’inventaire
• Code dépôt départ : indiquez le code du dépôt à remettre à 0

Mise à 0 du stock

• Cliquer sur le bouton Lignes pour afficher la fenêtre des lignes de l’inventaire
• Dans les lignes, cliquez sur Créer > Insérer tous les articles = 0

Cette opération peut être longue, laissez le programme travailler même s’il semble ne rien faire.

Pour les articles dont le stock est géré en numéro de lot ou en numéro de série, l’inventaire ne peut être fait que “aujourd’hui” : les mouvements d’inventaire doivent être les derniers mouvements sur les articles concernés.

Etape 2 : rentrer le nouveau stock sur le dépôt

Pour renseigner le nouveau stock de vos articles, il faut :

• Cliquez sur Créer
• Sélectionnez le type de document : Entrée en stock
• Cliquer sur le bouton Lignes pour saisir les lignes des quantités comptées lors de l’inventaire.
• Si vous êtes au CUMP, et que vous avez besoin de mettre à jour le prix, vous devez saisir le nouveau CUMP de vos articles dans le champ PA.

Pour rentrer rapidement le nouveau stock, vous pouvez importer un fichier texte tabulé, pour en savoir plus consulter la page Import inventaire

Quelques explications

1 – La pièce d’inventaire crée deux mouvements : un de remise à zéro avec une quantité négative et un pour la quantité saisie.

2 – Si on a utilisé le bouton de remise à zéro de tous les articles, cette seconde quantité est = 0 et donc on saisit des pièces d’entrée pour la quantité inventoriée (l’intérêt est alors de pouvoir saisir le même article plusieurs fois ou de réaliser plusieurs comptages en même temps).

3 – La pièce d’inventaire marque ensemble par article tous les mouvements utilisés pour compter le stock pour la remise à zéro : ils sont alors “clos”. On peut afficher la colonne “numéro de pièce” dans la liste des mouvements.

4 – Pour imprimer un inventaire si on a fait des entrées : il faut passer par le menu Stocks > Mouvements, faire une sélection avec l’opérateur “+” sur les codes des pièces d’entrées concernées (ou bien avoir mis, à toutes les entrées, un champ libre = ‘InvFinAnneeXX’ par exemple et faire la sélection dessus) et imprimer tous les mouvements totalisés par article et/ou par dépôt.

5 – Si on s’aperçoit qu’on a oublié des pièces (une vente, une réception, …..) qui dataient de “avant” la réalisation de la pièce d’inventaire, pas de panique, on peut les saisir : 8sens offre cette possibilité seulement en ajout (les modifications sur les articles inventoriés “après” sont refusées).

ATTENTION : 8sens ne modifie pas la partie remise à zéro de la pièce d’inventaire, vous devez donc :

• Soit ressaisir la ligne de l’inventaire pour cet article (possible si aucun mouvement n’a eu lieu le même jour), ce qui va changer la quantité de remise à zéro mais pas le stock final après inventaire, et va “clore” le mouvement saisi en plus
• Soit ne rien faire d’autre : le stock final actuel va être modifié et l’état d’inventaire à date (qui devrait s’appeler “stock à date”) va présenter un stock différent de celui de l’inventaire saisi car il tient compte de ce mouvement : on peut s’en apercevoir dans la liste des mouvements car “clos” n’est pas coché.

Pour en savoir plus…

Sur les natures de pièces, vous pouvez consulter la page natures de pièce

Sur la gestion des dépôts, vous pouvez consulter la page dépôts