Synchrov8

Gestion des bases déportées et synchronisation 8sens v8

A partir de 8sens v8.0.5 Amplitude

Généralités

But : utiliser des bases 8sens de façon autonome (non connectées au serveur central) et échanger les infos avec le central de façon ponctuelle.

Exemples : commercial itinérant, point de vente sans connexion internet (ou à vitesse faible), prise de commande sur un salon…

Vocabulaire :

8sens nomme ces bases de données des bases “déportées” car elles contiennent une copie de tout ce qu’il faut pour fonctionner en local, mais sont utilisables sans connexion avec le central.

La base sur le serveur central est la base “centrale”.

L’opération qui permet à la base déportée d’envoyer ses informations à la base centrale, et de récupérer les informations nécessaires, est une “synchronisation”.

Pour travailler sur une base déportée, il faut un programme 8sens : Gestion, XRM, … exactement comme pour travailler sur la base centrale.

Les bases déportées peuvent être en monoposte ou en multipostes avec un serveur local.

La synchronisation (“Synchro”) nécessite une connexion internet avec le serveur central, pendant la seule durée de la Synchro. Il est également possible de transférer les fichiers par support physique (émission et réception manuelle de fichiers de Synchro).

Principes

Une base déportée se crée par établissement, et on peut fixer des autorisations particulières sur le groupe principal de cet établissement.

Le déporté peut créer ou mettre à jour des prospects et des clients, et créer des pièces de vente ou tickets de caisse (et sous condition des pièces de stock). Quand une pièce a été synchronisée vers le central, elle n’est plus modifiable par le déporté.

Les pièces réservées au moment de la Synchro ne sont pas prises en compte, elles le seront lors de la Synchro suivant leur déréservation.

Chaque enregistrement est identifié par 8sens comme ayant été créé par un des déportés ou par le central.

Si un déporté et, ou le central modifient la même info (une adresse client par exemple) : c’est le dernier en date/heure qui verra sa saisie conservée.

Un déporté ne peut modifier un article, seul le central a ce droit.

Dans le TPV, une caisse ne peut être clôturée que par l’établissement qui l’a créée (déporté ou pas)

Seul le déporté émetteur (ou le central) peut modifier une pièce qu’il a créée.

Les informations à transférer sont contenues dans une table de la base centrale : le déporté va écrire dans cette table, et un client 8sens affecté à la gestion des Synchros sur le poste serveur central va traiter ces infos et renvoyer par le même moyen les infos de retour pour ce déporté.

Types de synchro

Il existe 3 types de Synchro : à heure fixe avec retour différé, à heure variable avec retour immédiat, à heure variable sans retour.

On peut faire autant de Synchros à heure variable que l’on veut, c’est le déporté qui décide quand il veut envoyer ses données (et de récupérer les infos du central ou pas), par contre on ne peut programmer qu’une seule Synchro à heure fixe par jour.

Quel type utiliser ? – pour un commercial itinérant, plutôt une Synchro à heure variable, qui va être possible quand le commercial dispose d’une connexion internet – pour une boutique fixe, plutôt une Synchro à heure fixe en fin de journée, le retour est différé pour que toutes les boutiques récupèrent les infos de toutes.

Quand il existe plusieurs établissements déportés qui fonctionnent tous en Synchro immédiate (impossible d’établir un automate à heure fixe car les ordinateurs sont possiblement éteints ou les heures sont très différentes à cause de décalages horaires importants), chacun va faire sa Synchro au moins quotidienne et récupérer immédiatement les informations du serveur. Le premier déporté ne va donc pas disposer des informations fournies par le dernier déporté à se synchroniser. S’il est important que toutes les infos soient à jour dans toutes les bases déportées, nous recommandons de redemander une Synchro à retour immédiat le matin, même s’il n’y a aucune nouvelle info à envoyer.

Création des établissements déportés

Fenêtre des établissements, bouton Créer

Dans notre exemple, la société principale ASOC a deux établissements déportés, BSOC et CSOC

(Pour le réglage des autorisations et autres paramètres, se reporter à la documentation adéquate)

Création de l’utilisateur de synchro

Un programme 8sens (Gestion par exemple) doit être lancé sur le serveur et connecté en permanence, pour cela on crée un utilisateur spécial, par exemple :

Attention cet utilisateur doit appartenir au groupe ADM

Création du collaborateur responsable

Dans l’exemple on en crée un nouveau, mais on peut parfaitement utiliser un collaborateur déjà existant, il faut juste qu’il dispose d’une adresse de courriel

Paramétrage de la Synchro

Tout ce qui concerne la Synchro est regroupé au menu Fichier > Synchronisation

Sur le site central comme sur le déporté, le menu “Paramétrage de l’automate” apparaît si l’utilisateur connecté est l’Admin.

Paramétrage de l’automate, sur le site central :

D’abord les infos générales

IP serveur central : le site central doit être accessible par le port 2638 (ou un autre indiqué dans les préférences du Contrôleur 8sens), comme lors de n’importe connexion 8sens venant de l’extérieur.

Le code client 8sens est le vôtre, fourni par 8sens, exemple 00086

Le nom de la base centrale est le nom de votre base, par exemple : BASEASOC

En dessous, l’heure du retour différé commun est également unique, saisir sous la forme HH:MM, ainsi que le code utilisateur habilité Synchro : USYN dans notre exemple, et le code collaborateur à contacter en cas de problème : RSYN dans notre exemple

Les infos qui dépendent de l’établissement déporté sont les suivantes (l’établissement BSOC est ici sélectionné) :

– heure émission de la Synchro par le déporté

– heure à laquelle attendre le retour

Et en cas d’utilisation de la Synchro à heure variable avec retour immédiat :

– durée de l’attente

et pour CSOC :

Le planning de Synchro sera donc :

• à 21h BSOC se connecte au central et envoie ses infos de Synchro

• à 22h CSOC se connecte au central et envoie ses infos de Synchro

• à 23h sur le central le fichier de retour par établissement, contenant les infos communes, est préparé

• à 23h20 BSOC se connecte au central et récupère son retour de Synchro

• à 23h40 CSOC se connecte au central et récupère son retour de Synchro

Démarrage sur le serveur central

Lancer le client 8sens et connecter l’utilisateur USYN L’écran des automatismes en cours affiche :

Att Dep = attente des Synchros provenant des déportés, ce cycle de 20 secondes est non modifiable Ret D02 = création du retour pour le déporté d’ID 2 (BSOC) Ret D03 = création du retour pour le déporté d’ID 3 (CSOC)

Démarrage sur un déporté

On suppose que les bases déportées sont créées, les bases installées, qu’un utilisateur de la base B a travaillé, et qu’il lui manque une info que vient de créer l’administrateur de la base centrale (une mise à jour de tarif, par ex.)… il demande alors une Synchro immédiate par le sous-menu des Synchros qui se présente de la façon suivante pour un déporté (si utilisateur non admin) :

Si les infos paramétrées avant création des bases déportées ne sont pas correctes, l’administrateur connecté sur une base déportée peut avoir accès aux réglages nécessaires, le paramétrage de synchro affiche :

Et on peut modifier ces infos.

Attention, ces modifications vont être écrasées par le prochain retour du central : si des modifications ont été apportées, il faut les faire apporter aussi sur la base centrale

On envoie donc une synchro immédiate depuis le déporté, le déporté attend le retour puis réceptionne le retour de synchro, à la fin il affiche que la synchro s’est bien terminée :

Suivi des Synchros

Le dernier élément du sous-menu des Synchros permet de tout suivre en détail, il n’existe que pour la base centrale.

Sur le central, le suivi affiche cette fenêtre :

SynID est l’ID du flux de Synchro, Lien Syn est le flux de Synchro à laquelle se rapporte le flux examiné : ici on voit que le flux de Synchro de retour émis par l’établissement central ASOC correspond bien à la demande de BSOC dans le flux 1.

Fichier Prêt veut dire que tout le fichier de Synchro est bien stocké dans la table des Synchros. Début et fin exécution du flux 1 bornent le travail effectué par l’utilisateur USYN pour prendre en compte le fichier, ou le travail effectué par l’utilisateur du site déporté BSOC pour prendre en compte le retour. Nombre d’exécutions permet de voir s’il y a eu un problème de coupure lors du traitement, auquel cas il est recommencé à la reconnexion. Refusé déporté peut être coché par l’utilisateur du site déporté s’il trouve un retour pas encore pris en charge mais dont les dates ne sont pas correctes par rapport à ses propres dates de retour.

Ce suivi des Synchros permet de vérifier l’envoi des flux émis par les déportés, leur traitement, la création des retours et leur traitement.

Il est donc indispensable qu’il soit suivi de près par le responsable des synchros.

Autre exemple :

On peut remarquer ici plusieurs choses :

• on peut très bien demander une Synchro immédiate même si une synchro différée est paramétrée

• sur le flux d’ID 550 on voit un lien syn = 0 : cela signifie que le retour n’a pas été fait (suite à un problème de réseau, d’automate, de…), et que 8sens ne cherchera pas à le faire car un retour a été fait après, à la synchro immédiate suivante

• on voit un flux à retour différé complet en lignes 561 et 562 : émission par le déporté à 22:00, prise en compte par le central à 22:01, émission du retour par le central à 23:00, prise en compte du retour par le déporté à 23:01.