Gestion budgétaire

Ce mois-ci je vous propose un rapide tour d’horizon sur la gestion budgétaire.

Elaborez-vous un budget pour votre entreprise ?

Et si vous le faites, est-ce que ce budget est un outil de pilotage régulièrement consulté ou vous contentez-vous de constater des écarts en fin d’année ?

Alors que les plus petites structures régies par la comptabilité publique, comme des écoles par exemple, sont soumises à un suivi budgétaire strict, il faut qu’une entreprise privée ait atteint une certaine taille pour que l’élaboration et le suivi d’un budget soit une règle.

Elaborer un budget, c’est se poser les bonnes questions

– sur son chiffre d’affaire, son potentiel de croissance, les opportunités et les risques sur le marché

– sur le prix de revient des ventes, en particulier les coûts variables liés à vos approvisionnements, de produits finis ou de matières premières

– sur son organisation interne pour la maîtrise des coûts fixes et les besoins de recrutement ou de formation pour accompagner la croissance

– sur la situation financière de l’entreprise, sa capacité d’emprunt, les besoin de trésorerie

Le suivi budgétaire est une composante du pilotage de l’entreprise

Et parce que nous ne sommes pas des devins qui pouvons prévoir et anticiper à tout coup les aléas de la vie économique, un budget ne peut pas rester figé et doit être ajusté tout au long de l’année.

Périodiquement, il faut analyser les écarts entre les ventes effectivement réalisées, les charges constatées et le budget initialement prévu. Bien évidemment ces écarts peuvent être porteurs d’espoir de résultats en croissance (meilleures ventes que prévu, charges en dessous du budget), ou à l’inverse doivent alerter sur des mesures à prendre.

Dans tous les cas, cela permet d’ANTICIPER, maître mot d’une saine gestion.

Comment fait-on ?

Excel ou n’importe quel tableur sera votre 1er outil pour élaborer votre budget, mais si vous disposez d’un outil de gestion et de comptabilité, il est important que vous puissiez ensuite faire le suivi budgétaire directement à partir de celui-ci.

La règle pour être efficace c’est comme toujours d’éviter les double-saisies.

Votre logiciel de gestion ou comptabilité enregistre vos ventes, les factures de vos fournisseurs, donc tout est là pour comparer ces revenus et ces charges au budget.

Comme en comptabilité analytique, un minimum de paramétrage préalable est nécessaire pour faire correspondre vos types de vente et d’achats aux lignes de votre budget.

Mais, qu’est-ce qui est le plus efficace ?

  Exporter de la comptabilité les ventes et les charges, les regrouper par poste de budget, les ressaisir dans excel…

OU

  Accéder rapidement à une comparaison de la réalité par rapport au budget depuis son logiciel de gestion et de comptabilité !

8SENS vous aide

Avec 8sens, vous pouvez mettre en place un suivi budgétaire simple ou bien de plus en plus complexe :

• un suivi de vos performances commerciales par rapport à des objectifs par client
• un suivi budgétaire par projet ou par établissement (ce qu’on appelle une Affaire)
• un suivi budgétaire couplé à une répartition analytique des ventes et des charges.

Et selon le bon adage “Qui peut le plus, peut le moins”, 8sens a répondu présent à la demande assez complexe d’un client qui voulait mettre en place un suivi budgétaire sur plusieurs années pour des projets de parc d’éoliennes.

On vous raconte ?

Cette entreprise identifie des sites pouvant accueillir un parc d’éoliennes, mène toutes les études préalables, techniques, administratives, financières, valide le business plan, obtient toutes les autorisations administratives préalables, et propose ensuite à des investisseurs de racheter le projet clé en main. Cela prend en général de 4 à 5 ans et requiert un besoin de financement sur la période pour payer toutes ces études préalables. La clé du succès c’est d’abord de suivre rigoureusement le budget prévu à l’origine, parce que sur 4 à 5 ans, le réel est rarement ce qui était prévu.

8sens a les fonctionnalités qui ont répondu à ce cahier des charges assez particulier :

l’affectation budgétaire sur des exercices futurs

le suivi des montants engagés et des montants réalisés par projet et par période

la possibilité de réallocation de budgets d’un projet qui est par exemple retardé sur un autre projet qui a des besoins complémentaires.

l’édition de reporting par projet ou consolidé

Nous vous accompagnons

• pour la définition de vos besoins
• le paramètrage de votre base 8sens
• et la formation de vos utilisateurs.

A très bientôt