FAQ Les plateformes agréées et la facturation électronique : préparer la transition avec 8sens
La réforme de la facturation électronique soulève de nombreuses questions chez les dirigeants d’entreprises. Quels sont obligations légales ? Quelles sont les plateformes agréées à privilégier ? Comment se passer la facturation électronique ? Pouvez-vous toujours suivre la compatibilité de votre entreprise avec votre logiciel de gestion actuel ? Comment se passe les échanges avec votre cabinet comptable ? etc…
Cette FAQ a donc pour objectif de répondre à vos principales interrogations sur les plateformes agréées et la facturation électronique. Les réponses visent à vous aider à mieux comprendre les évolutions à venir.
Vous trouverez également, en fin de document, les différentes étapes de configuration permettant de connecter 8sens à une plateforme de dématérialisation partenaire.
La facturation électronique sera-t-elle obligatoire pour mon entreprise ?
Oui.
À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
À partir de 2027, l’obligation d’émission s’appliquera progressivement aux entreprises en fonction de leur taille.
Une facture PDF envoyée par e-mail est-elle une facture électronique ?
Non.
Une facture électronique contient des données structurées. Celles-ci permettant un traitement automatisé par les logiciels et les plateformes agréées. Un simple PDF envoyé par e-mail ne répond pas à cette définition.
Qu’est-ce qu’une plateforme agréée (PA ou PDP) ?
Une plateforme agréée, anciennement appelée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), permet aux entreprises de transmettre et recevoir leurs factures électroniques conformément à la réglementation.
Vais-je devoir changer de logiciel de gestion ?
Non.
Avec 8sens, vous continuez à utiliser votre environnement de gestion habituel. Les plateformes agréées partenaires intégrées prennent en charge les échanges liés à la facturation électronique.
Vais-je devoir ressaisir mes factures dans plusieurs outils ?
Non.
L’intégration entre 8sens et les plateformes agréées de facturation électronique a pour objectif de limiter les doubles saisies et les manipulations manuelles.
Vous pouvez très bien choisir d’utiliser une autre plateforme agréée. Dans ce cas, vous pourrez gérer vos factures fournisseurs selon l’une des modalités suivantes :
- Vous conservez votre fonctionnement habituel dans 8sens : au lieu de recevoir vos factures fournisseurs par e-mail ou au format papier, vous les récupérez depuis l’interface de votre plateforme agréée dans un format lisible (Factur-X ou PDF), puis vous les saisissez dans 8sens comme aujourd’hui.
- Vous importez directement vos factures dans 8sens : vous récupérez le fichier de facture depuis votre plateforme agréée et vous l’importez dans 8sens à l’aide d’un modèle d’import qui sera prochainement mis à disposition, afin de limiter les ressaisies.
- Vous demandez une intégration spécifique entre 8sens et votre plateforme agréée : sous réserve que la plateforme fournisse les outils techniques nécessaires à cette connexion, 8sens pourra étudier le développement d’une interface dédiée. Cette prestation pourra faire l’objet d’un devis préalable, en fonction des possibilités techniques proposées par la plateforme agréée.
Suis-je obligé d’utiliser Scribee ou SUPERPDP ?
Non. Le choix de la plateforme agréée reste libre.
8sens a néanmoins choisi d’intégrer officiellement SCRIBEE et SUPERPDP. Cela permettra de proposer des solutions déjà compatibles avec votre environnement de gestion.
Comment choisir entre Scribee et SUPERPDP ?
Les deux plateformes répondent à des besoins différents :
- SUPERPDP permet une mise en conformité simple et accessible.
- SCRIBEE propose des fonctionnalités complémentaires comme l’interconnexion bancaire, l’intégration documentaire et les échanges avec votre cabinet comptable.
Y aura-t-il encore des factures imprimables ou en version papier ?
Oui, il sera toujours possible de disposer d’une version imprimable ou d’un PDF de la facture.
Les entreprises disposeront toujours d’une version lisible de leurs factures. La facturation électronique ne supprime pas la possibilité de consulter, d’imprimer ou d’archiver une facture.
Plusieurs solutions, le format Factur-X prévu dans la norme est un fichier pdf avec le fichier de données inclus, vous pourrez également imprimer les factures récupérées directement dans 8sens auprès de votre PA.
Ce qui évolue principalement, c’est le mode de transmission et de traitement des données. Celui-ci devient automatisé grâce aux plateformes de facturation électronique.
Donc, je pourrais toujours recevoir des factures papier ou PDF ?
Oui.
Pendant une période transitoire, certaines entreprises continueront d’envoyer des documents papier ou PDF.
Vous pourrez facilement intégrer ces documents dans votre environnement de gestion avec SCRIBEE.
Comment intégrer une facture fournisseur papier ?
Avec SCRIBEE, il est possible de transmettre une facture depuis une application mobile, un dépôt de fichier ou un envoi par e-mail. Vous pourrez ensuite l’intégrer dans votre environnement de gestion.
L’interconnexion bancaire est-elle obligatoire ?
Non.
Il s’agit d’une fonctionnalité complémentaire proposée par Scribee. Elle facilite le suivi des paiements et la gestion de trésorerie.
Dans tous les cas, elle ne pourra se faire que sur la base d’un mandat communiqué à votre banque.
Mon cabinet comptable utilise déjà une autre plateforme. Est-ce compatible avec 8sens ?
Oui.
Chaque entreprise reste libre du choix de sa plateforme de dématérialisation partenaire.
Certaines plateformes permettent aussi des échanges de données avec d’autres solutions du marché. La compatibilité et le niveau d’intégration peuvent varier selon les outils utilisés par votre cabinet comptable ou vos partenaires.
Nous vous recommandons d’échanger avec les équipes 8sens afin d’étudier votre organisation actuelle et les solutions les plus adaptées.
Que se passe-t-il si mes clients ou fournisseurs utilisent une autre plateforme ?
Les plateformes agréées visent à faciliter les échanges entre différents acteurs, même lorsqu’ils n’utilisent pas les mêmes outils.
L’objectif est de garantir l’envoi correct des factures électroniques. Cela permet aussi de garder une bonne communication entre les entreprises.
Mes données seront-elles sécurisées ?
Oui.
Les plateformes partenaires sécurisent les échanges de données conformément aux exigences réglementaires et les standards de sécurité prévus pour la facturation électronique.
Que se passe-t-il avec mes fournisseurs étrangers ?
A ce stade de la réforme, rien ne change puisque les importations ne sont pas concernées.
Vous traitez donc les factures de vos fournisseurs étrangers comme aujourd’hui :
- en saisissant dans 8sens
- en transformant le bon de commande ou un bon de réception en facture.
L’utilisation d’une plateforme agréée entraînera-t-elle un coût supplémentaire ?
8sens intègre le coût de la plateforme choisie à votre abonnement.
Selon les services activés et la période de transition, l’entreprise pourra appliquer un complément d’abonnement. Cela dépendra des services activés et de la période de transition.
Nous avons déjà communiqué les informations tarifaires dans une précédente newsletter. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
Quand faut-il commencer à préparer cette transition ?
Il est recommandé d’anticiper dès maintenant afin de prendre le temps de :
- choisir la solution la plus adaptée,
- de préparer progressivement vos processus internes,
- et de mettre à jour certaines informations essentielles.
Veillez à créer une fiche pour chacun des fournisseurs auprès desquels vous recevrez des factures dématérialisées.
Vous devez obligatoirement renseigner certains champs pour l’identifier. Il s’agit notamment du numéro SIREN. N’oubliez pas de le récupérer et de le renseigner dès maintenant dans les fiches fournisseurs.
Devons-nous renseigner le choix de PA sur le site de la Direction Générale des Finances publiques ?
Non.
Vous n’avez pas besoin de renseigner ou de déclarer vous-même le choix de votre Plateforme Agréée sur le site de la DGFiP.
Vous choisissez votre plateforme agréée de facturation électronique et signez un mandat auprès de celle-ci. Puis, la plateforme se charge des démarches nécessaires auprès de l’administration.
Si une entreprise choisit SUPERPDP, pourra-t-elle passer ensuite sur Scribee ou l’inverse ?
En principe oui, il est possible de changer de plateforme. C’est bien prévu dans la réglementation si les besoins de l’entreprise évoluent. Mais les conditionnements d’abonnement d’une plateforme peuvent prévoir des durées d’engagement minimum.
Lors d’un changement, il faut généralement prévoir :
- La reprise ou la synchronisation des données ;
- La continuité des échanges de factures ;
- Le paramétrage techniques pour assurer la transition.
Si vous utilisez 8sens, notre équipe vous accompagnent dans cette bascule afin d’éviter toute interruption de votre gestion ou de votre facturation électronique.
Un même SIRET peut-il être lié à plusieurs plateformes différentes ?
Oui, un même SIRET peut être relié à plusieurs plateformes. Cela dépend toutefois de l’organisation choisie par l’entreprise.
Par exemple, une entreprise peut sélectionner une plateforme pour la réception des factures d’achat et une autre plateforme pour l’émission de ses factures.
Mais dans la pratique, vous devrez centraliser les échanges de factures sur une seule Plateforme Agréée. Cela permettra de simplifier la gestion et d’éviter les doublons.
En complément, nous vous rappelons que le SIRET permet d’identifier un établissement particulier d’une entrepris. La réglementation prévoit que chaque établissement d’une entreprise (SIRET unique) peut s’enregistrer d’une plateforme particulière.
Nous vous conseillons de contacter l’équipe de 8sens pour discuter de votre organisation et de la meilleure solution à envisager.
Si une entreprise achète sur Amazon avec son compte pro, la facture Amazon est-elle affectée par la facturation électronique ? Comment ces infos sont-elles intégrées dans le logiciel pour l’e-reporting et la déclaration de TVA ?
En théorie oui.
Les achats réalisés sur Amazon au nom de l’entreprise peuvent être concernés par les nouvelles obligations. Mais cela dépend de la nature de la transaction et de l’identification du vendeur réel.
Si Amazon France facture, elle est tenue de respecter la législation. Si c’est une entité hors France de Amazon qui facture, il s’agit d’une importation. C’est donc hors périmètre de la facturation électronique.
Enfin, lorsque le vendeur émet lui-même la facture et qu’Amazon joue uniquement un rôle d’intermédiaire, ce vendeur doit également s’enregistrer auprès d’une PA s’il s’agit d’une société française.
La facturation électronique permettra-t-elle d’intégrer les factures fournisseurs directement dans 8gestion, et pas uniquement dans la comptabilité ?
Oui. L’intégration des deux plateformes agréées sélectionnées permet la récupération des factures fournisseurs électroniques directement dans 8gestion, le module de gestion de 8sens.
Les factures sont alors intégrées dans la gestion commerciale. Lorsque vous validez les factures dans 8gestion, le logiciel génère automatiquement les écritures comptables correspondantes.
Mais si vous n’utilisez que 8compta, vous pourrez également synchroniser les factures d’achat depuis votre Plateforme Agréée pour générer les écritures comptables correspondantes.
Comment fonctionne l’abonnement à une Plateforme Agréée lorsqu’une entreprise gère plusieurs sociétés ?
Si un client 8sens gère plusieurs sociétés, chacune disposant de son propre SIREN, un abonnement à la Plateforme Agréée est nécessaire pour chaque société.
Autrement dit, le nombre d’abonnements dépend du nombre de SIREN, et non du nombre de dossiers gérés dans 8sens.
Pour les entreprises gérant un grand nombre de sociétés :
- avec Scribee, une tarification spécifique pourra être étudiée au cas par cas. N’hésitez pas à contacter le service commerciale pour discuter de ce sujet.
- avec SUPERPDP, le tarif très avantageux étant basé sur le volume de factures échangées, le surcoût pour plusieurs entreprises est marginal.
La facturation électronique représente une évolution importante des échanges entre entreprises. Mais sa mise en place peut être préparée progressivement.
Avec 8sens et ses plateformes agréées de facturation électronique partenaires, l’objectif est de vous proposer une transition la plus simple possible, tout en conservant vos habitudes de gestion et vos outils actuels.
Vous avez une question sur les plateformes agréées et la facturation électronique ? Vous ne trouvez pas votre réponse dans cette FAQ ? Contactez notre support et nous vous donnerons une réponse personnalisée selon votre problème.
Nos équipes restent à votre disposition pour vous accompagner dans le choix de la solution la plus adaptée à votre organisation et répondre à vos questions.
