La notion d’engagement sur le budget : Pourquoi est-elle si importante ?

Dans une précédente news sur le budget, j’avais évoqué l’encadrement budgétaire assez strict des établissements publics qui passe notamment par le suivi des engagements. C’est une notion rarement utilisée dans les entreprises privées mais qui est pourtant un élément important du suivi budgétaire et de la maîtrise des charges.

Qu’est-ce qu’un engagement budgétaire ?

La plupart du temps, la réalisation du budget est suivie sur la base des factures fournisseurs reçues et comptabilisées.

Mais qu’en est-il des factures non encore reçues ? comme dans le cas de commandes confirmées, d’abonnements mensuels, de livraisons réceptionnées mais non encore facturées.

Ces dépenses futures constituent bien des engagements de votre entreprise à honorer auprès de vos fournisseurs et à terme elles auront bien un impact sur le budget des postes concernés. 

Quels sont les risques ?

Vous pensez être dans les clous par rapport à vos prévisions budgétaires et serein pour l’évolution de vos charges. Mais sans bonne visibilité de vos engagements, vous prenez le risque de valider de nouvelles commandes sur des postes budgétaires déjà contraints.

Au final, un budget de dépenses que vous pensiez avoir respecté va s’avérer dépassé et ce manque d’anticipation peut créer de nouvelles contraintes financières.

En comptabilité publique, on ne peut engager de nouvelles commandes que si il reste du budget disponible, après déduction des factures reçues et des engagements précédents.

Dans nos entreprises, nous avons évidemment plus de souplesse, mais reste le principe d’une prévision fiable de la réalisation du budget, ne serait-ce que pour argumenter efficacement lors des réunions de révision budgétaire et anticiper, maître mot d’une saine gestion.

Comment suivre les engagements dans le budget ?

Il faut donc identifier notamment les commandes en cours non facturées, les montants correspondants, leurs dates d’échéances et les postes budgétaires sur lesquels ils vont s’imputer.

Cela vous permettra d’identifier le budget engagé et d’en déduire le budget disponible en incluant le réalisé à date.

Bien sûr, à réception de la facture, le budget engagé correspondant passe automatiquement en réalisé.

Un gros travail de suivi des commandes, d’extraction des données et de construction d’un fichier excel ou BI en perspective.

La solution : 8sens un logiciel pensé pour le suivi des engagements

C’est justement pour répondre à ce défi que 8sens notre logiciel de gestion et de comptabilité a été pensé, grâce à notre expérience d’une comptabilité pour les écoles françaises à l’étranger.

Dès la commande d’achat, 8sens peut générer une écriture comptable de simulation qui va s’imputer en engagement sur le poste budgétaire correspondant. Le reporting budgétaire présente donc correctement le budget alloué, engagé, réalisé et disponible pour chaque section et période.

Prendre en compte les engagements dans votre budget devient simple et vous disposez d’un véritable outil stratégique.

J’espère que ces conseils vous aideront à mieux gérer vos budgets et vos engagements.