Location dans 8Gestion
Location dans 8Gestion
version v9.7 – août 2024
8Gestion permet de gérer l’activité de location d’équipements
- Planification des locations dans le temps
- Suivi de chaque équipement avec des numéros de série natifs
- Lien avec un client et son ou ses dépôts
Paramétrage
– Créer une unité de volume
Fichier > Paramètres généraux > Unités
– Créer un type de tarif location
Tiers > Paramètres Tiers > Types de tarif
– Créer un premier article
Ventes > ArticlesAvec type de tarif Volume et l’unité de volume précédemment créée. Stock non géré en numéros de série. On peut mettre le type de stock à “Aucun” pour ne pas voir de stocks négatifs.
– Pour chaque article de location, créer les lignes de tarif
Double-cliquer sur la sous-liste “Tarifs”, et créer des lignes de tarif avec les prix dégressifs selon le nombre de jours de location :
Astuce : utiliser Dupliquer pour créer les suivants après le premier
L’option tarif dégressif est disponible uniquement sur demande spécifique à 8sens.
– Pour chaque article de location, créer les identifiants unitaires
Double cliquer sur la sous-liste “Identifiants unitaires”, vous pouvez remplir le champ numéro de série qui est informatif, sans influence sur la gestion du stock.
Remarque : cette table des identifiants peut avoir des champs libres, par exemple :
- Créer quelques jours fériés
menuTiers, et/ou utiliser le bouton "Créer tous les week-ends fériés"qui créé en week-end (le libellé est paramétrable) les jours 6 et 7 de chaque semaine de l’année en cours, celle-ci commençant le lundi
Utilisation pour la tarification
– Créer un devis pour un client
Avec le tarif LOCTAR défini ci-dessus
– Dans la fiche entête, faire apparaitre les colonnes de location
Ces infos serviront de défaut pour les lignes : tous les calculs ne sont pas faits à ce niveau
– Ajouter une ligne
– Dans la fiche ligne, faire apparaitre les colonnes de location : On peut les modifier même en étant différent de l’entête.
- Le programme ajoute automatiquement 1 jour d’installation et 1 jour de démontage : ces deux valeurs sont modifiables à chaque ligne
Le calcul du nombre de jours facturables tient compte des jours fériés (ici les 28/01 et 29/01), selon la case “Week-end et fériés compris”. Le nombre de jours de location est 5, donc le tarif est 193 (de 4 à 5 jours)
Le volume tient compte de la quantité d’articles loués : 10 = 2 x 5
Attention, 8sens ne laisse pas saisir une quantité supérieure à celle des identifiants disponibles aux dates indiquées !
Autre exemple : si on coche la facturation le week-end, et on offre 1 jour cadeau : le vol
Le tarif obtenu dépend bien du nombre de jours facturés : 3 jours donnent un tarif de 204, 5 jours 193
et le montant net tient bien compte du volume.
Utilisation pour les réservations d’identifiants unitaires article
Cliquer sur le bouton “Identifier” de la fenêtre des lignes de pièce
Si on ne le fait pas, on a quand même le message :
La fenêtre des réservations s’affiche : à gauche la liste des identifiants de l’article, à droite la semaine qui contient le premier jour de la location
Le fond jaune indique le jour courant, le gris pale l’avenir, le gris foncé le passé, les titres en gras les jours fériés.
Le programme affiche la semaine du 17/06, car avec un jour d’installation avant le début de la location, la première date utile est le 18/06.
On voit dans cet exemple que deux identifiants sont déjà réservés pour au moins cette semaine, les MACSTUDIO 2 et le 4.
Les boutons suivants servent à se déplacer dans les semaines : 
T pour Today (équivalent clavier T) < pour semaine précédente (équivalent clavier P) > pour semaine suivante (équivalent clavier N) << pour revenir de 1 mois à peu près (équivalent clavier R) >> pour avancer de 1 mois à peu près (équivalent clavier M)
On choisit un des identifiants et clic sur Affecter (ou appui sur la barre d’espace au clavier).
Les traits montant et descendant symbolisent l’installation et le démontage.
Semaine suivante : les traits montant et descendant symbolisent l’installation et le démontage 
Quand deux identifiants sont affectés (ici le 1 et le 3), la fenêtre des réservations veut bien se refermer. Les couleurs vives concernent les réservations de la ligne en cours, les couleurs pâles celles des autres lignes ou pièces
Quand le devis est transformé en commande, l’affichage des réservations change de couleur, ce n’est plus une option, la réservation est certaine. :
Et quand la commande est livrée, la couleur change encore :
Si on regarde ces réservations par la fiche article, on voit toutes les réservations, avec le bouton, les couleurs sont alors toujours vives
Quand un BL a été annulé par une transformation d’annulation, c’est que l’article est bien rentré en stock. La réservation se présente alors rayée et l’identifiant est utilisable à ces dates :
Retour et Prolongation
Cas particulier 1 : la prolongation de location d’un article
Pour une commande ou un BL, on peut changer la durée de location d’un seul article si la ligne de pièce a une quantité d’articles supérieure à 1 (sinon, il n’y a qu’à changer les dates dans la ligne de pièce)
Exemple, un devis pour 4 jours avec une quantité de 3 L-MACSTUDIO , 2 jours de montage mais aucun de démontage : il faudra faire vite dans la soirée du 8 !
On affecte les trois identifiants suivants :
le devis est transformé en commande
mais le client souhaite garder 2 jours de plus le Mac Studio 1 : on sélectionne la ligne de cet identifiant et on clique sur Prolonger : 8sens affiche
La fenêtre des réservations se referme et celle des lignes de commande se montre avec une 2eme ligne, et les quantités ajustées Il suffit alors de changer les dates de la seconde ligne : ici on a repoussé de trois jours la fin de location de la 2eme ligne
et il faut supprimer l’affectation de la ligne puis la refaire (barre d’espace deux fois) :
si on affiche la semaine suivante, on voit que le MACSTUDIO 1 est bien réservé jusqu’au 11/09
Remarque : pour prolonger uen nouvelle fois cet identifiant, ou pour changer ses dates de location, il suffit de modifier les dates dans la ligne de pièce, puisque la quantité en est 1 et que cet identifiant est le seul à y être rattaché.
Cas particulier 2 : le retour prématuré de location d’un article Pour un BL, on peut provoquer le retour de location d’un identifiant.
Exemple de livraison :
Le 12/07, on veut faire rentrer tout de suite le Spot1 : on sélectionne la réservation et on clique sur Retourner
Le programme demande la date exacte
et crée un BL de rretour pour cet identifiant, avec un quantité de -1 et l’identifiant est considéré comme retourné (rayures dans la case), donc immédiatement disponible.
On peut donc le réaffecter à une commande, par exemple :
Remarque : plutôt que d’utiliser un Retour qui a un effet immédiat, on aurait pu se servir du bouton Prolonger et réduire la durée de la location.
Paramétrage fenêtre réservations
La fenêtre des réservations peut être paramétrée :
Un clic sur le bouton Paramétrage en haut à gauche permet d’afficher les colonnes disponibles des identifiants article (code, libellé et les champs libres validés) :
On peut cliquer sur chaque colonne pour la sélectionner ou désélectionner, ensuite il faut recliquer sur Paramétrage pour voir le résultat.
Un séparateur vertical permet de modifier les tailles des deux listes :
Fichiers ICS
8sens permet d’exporter des fichiers ICS pour l’installation et pour le démontage.
Par défaut pour l’affichage, les installations sont de 9h à 13h et les démontages de 15h à 19h.
Le fichier ICS indique l’adresse de l’opération, et le commentaire de la pièce sous la liste des identifiants 
Exemple dans le Calendrier Apple :
