Changer année, cas pratique

Selon la législation française, vous ne pouvez pas avoir plus de 2 exercices ouverts en même temps. Si vous ne relevez pas de cette législation, vous devrez créer un nouvel exercice mais sans obligation de fermer le précédent, et vous n’êtes pas obligé de gérer des racines différentes.

Pour réussir la transition entre 2023 et 2024, il faut suivre les étapes suivantes :

• fermer l’exercice 2022
• créer l’exercice 2024
• créer les racines 2024
• si vous gérez des stocks, faire éventuellement l’inventaire

Fermer l’exercice 2022

Vous ne pouvez pas fermer un exercice si vous avez des factures non validées. S’il reste des factures non validées, 8sens affiche le message : Vous devez valider les factures de l’exercice avant de le fermer!

A la clôture de l’exercice, 8sens donne la possibilité de générer une archive fiscale au format texte de toutes les données. Cette archive sera compactée (au format zip). N’oubliez pas de conserver cette archive sur un support inaltérable dans un endroit sécurisé pour la présenter en cas de contrôle fiscal.

Créer l’exercice 2024

Vous devez au préalable fermer l’exercice 2022, car, selon la législation française, vous ne pouvez pas avoir plus de 2 exercices ouverts en même temps.

Si vous essayez de créer l’exercice 2024, alors que celui de 2022 n’est pas fermé, 8sens affichera le message : Les deux exercices précédents sont encore ouverts….

Créer les racines 2024

Pour saisir en 2023, des factures datées en 2024 et saisir en 2024 des factures datées en 2023, il faut avoir 2 racines actives en même temps.

Vous allez commencer une nouvelle année avec une nouvelle numérotation de factures (devis, bons de livraison …) ; supposons que vous émettiez au maximum 2000 factures par an, et que 2023 est votre premier exercice dans le logiciel. Il faut avoir, par exemple, les racines suivantes :

• FCLI2023 : racine active, champ1=FCLI, champ2= de 0000 à 1999
• FCLI2024 : racine active, champ1=FCLI, champ2= de 2000 à 3999

Pour saisir en 2024, une facture datée en 2023, il faut sélectionner la racine FCLI2023.

Pour saisir en 2023, une facture datée en 2024, il faut sélectionner la racine FCLI2024.

Un message s’affiche si la date n’est pas dans le mois courant :

Racines pour une base déportée

Si vous avez une base déportée, vous devez créer les racines sur le central avant l’heure prévue de la synchro !

Faire l’inventaire

Si vous souhaitez faire votre inventaire au 31/12/2023 :

• faire la pièce d’inventaire et remise des stocks à 0
• créer une entrée en stock en date du 01/01/2024. Si l’exercice 2024 n’est pas ouvert, 8sens affichera le message : la date n’est pas dans un exercice ouvert…

L’inventaire “bloque” les bons de livraison en cours, ils ne sont plus modifiables. Si vous essayez de modifier une ligne, 8sens affiche le message : Vous ne pouvez modifier cette ligne l’inventaire a été fait depuis…

Pour aller plus vite…

Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants :

action	raccourci MAC	raccourci PC
Passer d’une fenêtre à l’autre	cmd >	ctrl >
Afficher l’écran des racines	cmd :	ctrl :
Afficher l’écran des factures	cmd Y	ctrl Y

Pour en savoir plus…

• Exercices, consultez la page Nouvel Exercice et génération des A-Nouveaux

• Racines, consultez la page Racines

• Inventaires, consultez la page Procédure inventaire

• Raccourcis, consultez la page Raccourcis, palette d’icônes