Importer des écritures avec affectation analytique

version du 08/06/2021 – 8Compta v8.1.3

Problèmatique

Vous voulez importer dans votre comptabilité 8sens des fichiers d’écritures qui indiquent à la fois l’écriture comptable et l’affectation analytique de la charge ou du produit.

C’est le cas, par exemple lors de l’importation dans 8sens, d’écritures provenant d’un logiciel de paie ou d’un utilitaire de reconnaissance automatique de factures par OCR.

Pour importer les affectations analytiques d’écritures comptables dans 8sens, il faut au préalable que ces écritures soient enregistrées dans la base.

Solution

8Compta permet d’importer d’une part les écritures dans les journaux comptables et d’autre part les écritures analytiques. Il faut donc paramètrer 2 modèles d’import qui traiteront successivement le même fichier source des données à importer.

Préalable : les journaux et sections analytiques du fichier à importer doivent exister dans la base 8sens. Les comptes peuvent être créés lors de l’import mais il ne faut pas oublier de renseigner leur fiche après l’import.

Pour en savoir plus sur le paramétrage des modèles d’import, consulter la page Import de données

Exemple de fichier à importer :

journal	date	ref	compte	libellé écriture	débit	crédit	section
AC	01/06/21	C21006	401FOU1	Annonce publicitaire		180
AC	01/06/21	C21006	4456600	TVA	30
AC	01/06/21	C21006	6236000	Annonce publicitaire	50		212
AC	01/06/21	C21006	6236000	Annonce publicitaire	50		220
AC	01/06/21	C21006	6236000	Annonce publicitaire	50		235
AC	06/06/21	FA0015	401FOU2	Achats divers		450,41
AC	06/06/21	FA0015	4456600	TVA	63,86
AC	06/06/21	FA0015	6022300	Marchandises	162,68		234
AC	06/06/21	FA0015	6022300	Marchandises	129,29		227
AC	06/06/21	FA0015	6022400	Transport sur achat	94,58		234

1ère étape : modèle d’import des écritures comptables

A partir d’un modèle d’import d’écritures comptables, on importe les informations du fichier à l’exception de la section analytique.

Le modèle d’import ci-dessous est paramétré pour cet exemple :

2ème étape : modèle d’import des affectations analytiques

A partir du modèle d’importation des écritures analytiques, on importe les codes sections. Pour que les sections soient correctement affectées aux écritures, il est nécessaire de paramètrer le modèle d’import en reprenant toutes les informations des écritures comptables (journal, date, compte, libellé écriture, débit, crédit) pour que l’importation identifie la bonne ligne d’écriture qui doit être affectée à la section analytique.

Vous devez définir le code du plan analytique (dans l’exemple = P1) auquel appartiennent les sections comme une valeur fixe, si ce code ne figure pas dans le fichier à importer.

Il faut définir un seul plan analytique par import.

Si le code du plan n’est pas renseigné dans le modèle, l’import ne pourra pas se faire.

Mise en pratique

Tant que la structure du fichier d’import ne change pas, vous pourrez réutiliser les modèles déjà enregistrés, en procédant comme suit :

• Dans 8Compta, ouvrir le menu Fichier > Imports…
• Ouvrir le fichier à importer par le bouton Lire un fichier texte…
• Sélectionner le modèle d’import des écritures comptables avec le bouton Ouvrir (en bas de la fenêtre)
• Cliquer sur Importer
• Valider le message d’information sur la fin de l’import
• Sélectionner le modèle d’import des écritures analytiques avec le bouton Ouvrir (en bas de la fenêtre)

Si des lignes d’écritures du fichier à importer n’ont pas d’affectation analytique, elles seront détaillées dans un fichier .ERR qui vous permettra de faire une vérification.