AdminBases

Un article de Documentation 8sens.
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Administration des bases


On accède au module d'administration des bases via la commande Administration des bases du menu Fichier. Cette fonction est strictement réservée à l'administrateur.


ADMBAZ1.png


Selon la gamme, certaines des fonctions décrites ci-dessous peuvent ne pas être présentes sur votre version.
Exemple : les actions ne sont disponibles qu'en version Amplitude.

C'est à partir de ce dialogue que l'Administrateur 8sens effectue tous les travaux d'administration et de contrôle sur les bases de données.

Dans la partie du haut, on peut voir le nom de la base ouverte, le nom de la clef serveur, le nombre de connexions maximum au serveur. Diverses fonctions permettent de gérer la base courante : les sauvegardes, divers recalculs.

La partie du milieu est destinée à la création ainsi qu'à la prise en compte des bases de données supplémentaires.

La partie du bas permet d'éxécuter une requête SQL.


Boutons Actions et Historique

Gamme Amplitude uniquement

Les actions tracent toutes les modifications faites par les utilisateurs du logiciel. Elles ont les types suivants :

  • ADD : ajout d'enregistrement
  • ADDFILLE : ajout d'enregistrement dans une table fille (ex : adresses d'un client)
  • MAJ : mise à jour d'un champ
  • SUPP : suppression d'un enregistrement
  • CONNECT : connexion d'un utilisateur
  • DECONNECT : déconnexion d'un utilisateur
FIC3.png


Une action enregistre l'utilisateur et l'heure.

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que l'administrateur a modifié de 0 à 10% la remise de la ligne de pièce achat d'ID 179.

Pour une création, une mise à jour, une suppression, on peut donc savoir quel utilisateur a effectué l'action et quand.

On a aussi le détail des connexions et des déconnexions de chaque utilisateur.

Remarque : ce fichier est copié à chaque sauvegarde dans l'historique accessible par le deuxième bouton, « Historique », puis vidé pour permettre un accès rapide aux dernières actions.


Bouton Réorganiser

Réorganiser est une opération de maintenance qui permet de ré-indexer la base de données 8sens en vigueur. Elle est à utiliser lorsque l'on souhaite compacter sa base après de nombreuses suppressions, ou lorsque l'on obtient des erreurs d'index.

Un écran de suivi fait défiler toutes les tables en cours de réorganisation.

Triangle.svg.png
Cette fonction ne doit être lancée que sur l'invitation du support technique 8sens.

Si les erreurs d'index deviennent de plus en plus fréquentes, il faut envisager un souci sur le disque dur.


Bouton Sauvegarder

Bien faire ses sauvegardes est très important !


Il est déconseillé de toucher au contenu du dossier databases. 8sens fournit la fonction «Sauvegarder» qui sauvegarde la base de données actuellement ouverte dans le dossier 8backup, à côté du dossier databases de 8sens. Dans le cas d'une utilisation en configuration multipostes, la sauvegarde s'effectue sur le serveur.


Si vous utilisez un serveur 8sens, reportez-vous à la documentation d'installation serveur qui décrit comment automatiser ses sauvegardes avec le contrôleur - vous pouvez toutefois faire une sauvegarde "à la main" par l'écran d'administration des bases.


Cliquez sur le bouton «Sauvegarder». Une fois la sauvegarde terminée, une copie de la base se trouve dans le dossier 8backup.

Nous vous conseillons de zipper le .db et le .log et d'en faire une copie sur un disque externe.


Attention ! Chaque sauvegarde de la même base efface la précédente dans le dossier 8Backup.

Remarque : le dossier SPORDEMO qui se trouve dans le dossier databases est celui de la base de données en cours de traitement. Il ne sert à rien de le copier via le bureau : le dossier résultant serait inutilisable. Vous devez utiliser la fonction «Sauvegarder».

Bouton Sauvegarder sous…

«Sauvegarder sous…» vous permet de donner un nom à votre sauvegarde. Cette fonction vous permet de conserver des archives sans effacer la sauvegarde précédente.

Cliquez sur le bouton «Sauvegarder sous…». Un dialogue vous propose par défaut comme nom de sauvegarde la date et l'heure courante. Validez en cliquant sur le bouton «OK».

AdmBazSavSou.png

Une fois l'opération terminée, le dossier 8backup contient un nouveau dossier du nom que vous avez choisi. Celui-ci contient un dossier de sauvegarde de votre base courante (par exemple, SPORDEMO.bup).

Triangle.svg.png
Attention : veillez à disposer de suffisamment d'espace disque pour effectuer la sauvegarde !


Bouton Créer

Utilisez ce bouton pour créer une nouvelle base de données 8sens. Dans l'écran qui s'affiche, saisissez un nom :

  • qui commence par un caractère alphabétique
  • qui ne comporte que des caractères alphabétiques ou des chiffres
  • qui ne comporte pas d'espaces.
NB en mode DEMO : le programme ne peut pas créer de base de données.

Le programme crée la base. Cette opération prend quelques minutes. Une fois achevée, vous pourrez vous connecter à cette base en passant par le menu Fichier > Déconnexion puis Fichier > Connexion en choisissant la nouvelle base.

Quand vous ouvrirez cette base pour la première fois, commencez par mettre à jour le nom interne de la société : menu Fichier > Paramètres généraux > Etablissement, et remplissez au moins les champs Code établissement et Raison sociale.

AdmBazCreBaz.png


Triangle.svg.png Attention : lors de l'utilisation de la fonction Créer une base, il faut impérativement laisser tourner le logiciel au premier plan pour que la création se déroule correctement.


Attacher une base

Vous avez sauvegardé une base de données 8sens et voulez la transférer (sur un autre serveur, par exemple). Notez bien son nom (qui doit obéir aux mêmes règles que pour Créer. Voir ci-dessus) et placez-la dans le dossier "databases".

NB en mode DEMO : le programme ne peut pas attacher de base de données.

Lancez le programme, connectez-vous à votre base habituelle, puis allez dans l'écran d'administration des bases. Saisissez le nom de cette base dans le champ "Nom de la base", puis cliquez sur le bouton «Attacher» juste à côté.

Triangle.svg.png
Attention : respectez scrupuleusement la syntaxe du nom de la base !

Quand le programme aura terminé d'attacher cette base à son système de gestion de données, vous pourrez vous y connecter en passant par le menu Fichier > Déconnexion puis Fichier > Connexion.

Détacher une base

Vous voulez supprimer une base particulière du système de base de données 8sens. Pour cela :

  • sélectionnez-la dans le menu local intitulé Sélectionner une base.
  • puis cliquez sur «Détacher».

Vous pouvez maintenant la sortir du dossier databases de 8sens.

Pour la remettre dans le système de base de données 8sens, attachez-la comme décrit ci-dessus.


Supprimer une base

Vous voulez supprimer réellement tous les fichiers d'une base 8sens.

  • Tout d'abord, détachez-la du système de base de données 8sens (voir Détacher une base) à partir du dialogue d'Administration des bases.
  • Puis via le bureau de votre ordinateur, accéder au dossier databases.
  • Sélectionnez le sous-dossier portant le nom de la base 8sens à détruire.
  • Glissez-le dans la corbeille.
Triangle.svg.png
Une fois cette opération menée à son terme, vous n'avez plus aucun moyen de récupérer la base... Faites-en une archive avant si vous le souhaitez.

Comment restaurer une base à partir d'une sauvegarde ?

Si la base 8sens est hors service ou si vous voulez utiliser une ancienne version, quittez le programme, ouvrez le dossier databases, supprimez le dossier de votre base (ex : SPORDEMO) et copiez à sa place le dossier de backup (ex : SPORDEMO.bup) de votre dernière sauvegarde. Modifiez le nom “SPORDEMO.bup“ en “SPORDEMO“. Refermez le dossier databases. Relancez le programme.

Remarque : tous les utilisateurs qui étaient connectés lors de la sauvegarde le sont toujours après restauration.

L’Administrateur 8sens (qui lui peut se reconnecter même s’il l’était lors de la sauvegarde) devra les déconnecter (menu Fichier > Utilisateurs connectés). Il leur appartiendra éventuellement de vérifier les pièces qu’ils avaient en cours au moment de la coupure, et dont le message de déconnexion donne la liste.



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