RGPD

Un article de Documentation 8sens.
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RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES.

Les 4 principes clés du RGPD :

  • Le Consentement des individus quant à la collecte et au traitement des données à caractère personnel devra être explicite et « positif ».
  • Le Droit des personnes : un des principaux objectifs du RGPD est de renforcer les droits des personnes physiques (droit d'accès aux données facilité, droit à l'oubli, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données).
  • La Transparence : les entreprises devront – et ce dès la phase de collecte – fournir aux individus des informations claires et sans ambiguïté sur la manière dont leurs données seront traitées.
  • La Responsabilité : le RGPD vise à responsabiliser davantage les entreprises dans leur traitement des données à caractère personnel.


Vous utilisez 8sens, vos clients peuvent être :

  • des personnes privées (personnes physiques);
  • des professionnels : personnes morales (clients ou fournisseurs dont les contacts associés sont bien des personnes physiques).

Bien que ne stockant pas de données « dites sensibles » en standard, 8sens se sent très concerné par le RGPD. Nos logiciels disposent désormais d'une fonctionnalité "RGPD". Nous avons donc répertorié les catégories de données à gérer : clients, fournisseurs, prospects, concurrents, salariés, autres tiers, partenaires, contacts, personnes et collaborateurs.


En fonction de la catégorie, nous avons mis à disposition une fonction RGPD pour :

- "Personne morale" : ce champ est présent pour vous permettre de différencier les clients "Particuliers" des clients "Professionnels";
- "Consentement RGPD" : permet de valider le consentement (case à cocher) ;
- "Effacé RGPD": indique que les informations ont été effacées (case décochable pour ressaisie en cas d'effacement par erreur).


Le RGPD est accessible dans les fiches Fournisseurs, Clients, Contacts et Personnes du Menu "Tiers" en Gestion ou en Compta ou pour les Prospects en XRM. Les champs sont disponibles en fonction de la fenêtre sélectionnée (images ci-dessous).

Listergpd.jpg

La collecte de ces informations est basée sur la signature d'une lettre de consentement qui précise le traitement de ces données.


AFFICHAGE DES CHAMPS RGPD

Prenons l'exemple d'un client :

Sélectionnez une fiche client, placez votre souris sur la partie fiche, faites un clic droit pour afficher les colonnes de la liste. Une fenêtre s'ouvre :


Client gauche.jpg



Sélectionnez les champs RGPD dans la colonne de gauche cliquez sur le bouton RGPD Bouton.pngpour les faire passer à droite. Vous obtenez :

Client droite.jpg


Validez en cliquant sur ok.

Votre fenêtre client comporte désormais les champs RGPD. Ceux-ci sont de type boléen : X = activé ; - = désactivé.


UTILISATION DES CHAMPS RGPD

Votre client est un professionnel, cochez le champ "Personne Morale".

Personnemorale.jpg


Votre client est un particulier. Il a signé le consentement, cochez le champ "Consentement RGPD".

Particulier.jpg



Note : le champ "Effacé RGPD" ne sera coché que si vous avez demandé la fonction de suppression RGPD.

IMPORTANT : ce consentement doit être recueilli pour les différents contacts d'un client professionnel.



EFFACEMENT DES DONNÉES RGPD : retrait de consentement

Les données concernées par l’effacement sont : raison sociale et/ou nom, prénom, téléphone, fax, tel portable, adresse e-mail, adresse postale.

Selon le type de personne (physique ou morale), la suppression RGPD ne pourra s'appliquer qu'à certains niveaux.

Cette fonction d'effacement est immédiate (toutes les données sont effacées).


PERSONNE PHYSIQUE : clients dits "Particuliers"

Sélectionnez une fiche client, cliquez sur le bouton Supprimer et sélectionnez "Suppression RGPD" (cf. image ci-dessous) :

Suppression particulier.jpg

Le message suivant apparait :

RGPD E SUPCLIENT copie.jpg

Cliquez OK. Vous obtenez le résultat suivant : cli effac.jpg

Cli effac.jpg

La fiche client est immédiatement vidée.

Pour saisir à nouveau les informations suite à une erreur ou un consentement, il suffit de décocher "Effacé RGPD".



PERSONNE MORALE : clients, fournisseurs, autres dits "Professionnels".

Si vous voulez supprimer les données RGPD d'une fiche d'un tiers "personne morale" et que vous cliquez sur OK, vous obtenez le message ci-dessous :

Suppro.jpg

La suppression ne s'applique donc pas. Par contre, il est tout à fait possible de supprimer les données RGPD des contacts d'une fiche "Pro".



CONTACTS :

Affichez les contacts et sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer RGPD. Le message ci-dessous apparait :

CONTACTMEMEPRO .jpg

Validez. La fiche contact est immédiatement vidée.


IMPORTANT : Les pièces établies au nom de ce tiers / ce contact ne seront pas touchées. On ne peut pas supprimer ou modifier une facture !
Le champ "Effacé RGPD" se coche tout seul lors de l'effacement ; le champ "Consentement RGPD" est grisé. 
Vous pourrez ressaisir ces informations en décochant le champ "Effacé RGPD".


EXPORT DES DONNÉES RGPD

Un export fixe des données est disponible pour l’exercice des droits (droit d’accès, de rectification, de portabilité), à condition que la personne n’ait pas auparavant demandé l’effacement de ses données.

Exemple : sélectionnez une fiche client, cliquez sur le bouton Imprimer, maintenez le clic et sélectionnez "Export RGPD" (cf. image ci-dessous) :export rgpd.jpg

Export rgpd.jpg

L'export est immédiat.

Exporttexte.jpg

Dans cet exemple, CLI indique une ligne client, ADR une ligne adresse, COP une ligne contact, MOC un ligne téléphone/email