Acompte

Les acomptes dans 8Gestion

Il y a 3 manières de traiter les acomptes dans 8Gestion :

  • la saisie d’un acompte et de son règlement à partir de la commande
  • l’émission d’une facture d’acompte
  • l’encaissement d’un acompte dans les règlements et son affectation ultérieure lors de l’émission de la facture

Option 1 : saisie et règlement d’un acompte dans une commande

Cette solution va générer une nouvelle ligne d’échéance dans la pièce de commande et une écriture dans les comptes de tiers et de trésorerie pour constater l’encaissement.

Le règlement de cette échéance d’acompte sera ensuite repris dans la facture lors de la transformation de la commande en facture (y compris si il y a une étape intermédiaire de Bon de livraison).

Remarque : dans le cas d’une commande facturée en plusieurs fois, l’acompte est reporté en totalité sur la 1ère facture générée à partir de la commande.

Etape 1 : saisie de l’acompte

Dans la fiche de la pièce de commande, saisir dans le champ Montant Acompte, le montant de l’acompte demandé au client.

Si celui-ci n’est pas présent, le sélectionner via Colonnes de la Fiche…

Il faut saisir un montant, pas un %

La saisie du montant génère dans la liste des Echéances une nouvelle ligne de type Acompte. Les échéances initialement prévues par le type de règlement du client sont diminuées du montant de l’acompte.

Dans l’exemple suivant, une commande de 3000 € est enregistrée avec un type de règlement en 2 échéances de 50/50, soit 2 fois 1 500€.

acompte-avec-2-echeances
acompte-avec-2-echeances

Après la saisie de l’acompte de 300€ , 3 échéances sont enregistrées : 300 € pour l’acompte et 2 fois 1350€ pour les échéances après facturation.

acompte-avec-3-echeances
acompte-avec-3-echeances
acompte-avec-3-echeances-bis
acompte-avec-3-echeances-bis

Etape 2 : règlement de l’acompte

A ce stade, il n’y a aucune écriture générée en comptabilité, puisqu’une commande n’écrit pas en comptabilité.

Pour associer automatiquement le règlement de l’acompte à la commande, il faut saisir le règlement via la sous-fiche Echéances de la commande.

  • Sélectionner la ligne de l’échéance d’Acompte,
  • sous l’onglet Règlement de la fiche, saisir le code journal de trésorerie (la banque ou caisse d’encaissement) et la date de règlement.
  • Cliquer sur le bouton Régler dans la fenêtre.
  • Remarque : vous pouvez cliquer sur Régler sans saisie préalable, le code journal sera celui par défaut du groupe, et la date de règlement la date du jour. > Attention : il est impératif que le montant réglé corresponde au montant de l’acompte prévu.
acompte-date-de-reglement
acompte-date-de-reglement

Le règlement a généré en Comptabilité une écriture au crédit du compte du client. L’acompte est lettré avec le numéro de la commande.

acompte-ecriture-en-compta
acompte-ecriture-en-compta

Etape 3 : transformation de la commande en facture

Lors de la transformation de la commande en facture, les informations concernant l’acompte (montant, date de règlement) sont reprises dans les échéances de la facture.

Remarque : dans l’exemple ci-dessous, nous avons considéré une facturation partielle de la commande (8 pièces sur 10). Dans ce cas, le montant de l’acompte est inchangé mais les 2 échéances après facturation sont recalculées en fonction du montant de la facture et de l’acompte.

acompte-facture-partielle
acompte-facture-partielle

L’émission de la facture a généré les écritures comptables suivantes :

acompte-ecriture-en-compta-bis
acompte-ecriture-en-compta-bis

L’encaissement de l’acompte est automatiquement lettré avec l’échéance correspondante de la facture.

Remarque : le lettrage initial de l’acompte (numéro de la commande) est remplacé par le numéro de la facture.

Lors de l’émission de la facture complémentaire pour solder la commande, l’acompte n’est pas repris puisque entièrement imputé sur la 1ère facture.

acompte-emission-de-facture
acompte-emission-de-facture

Option 2 : réaliser une facture d’acompte

Il est prévu en standard dans 8sens une transformation de commande en facture d’acompte (si elle n’est pas présente dans la liste des transformations, merci de contacter le support technique).

Cette transformation permet de créer une facture d’acompte directement à partir d’une commande. Cette facture générant les écritures comptables correspondantes, y compris la TVA si le type de vente est soumis à TVA.

Etape 1 : création de la facture d’acompte

Après avoir sélectionné la transformation via le bouton Transformer, vous accédez à la vue suivante :

acompte-transformation
acompte-transformation

Contrairement à la Solution précédente, vous pouvez saisir l’acompte en % du montant de la commande ou en montant.

  • Pourcentage de l’acompte (maximum 99%)

  • Montant de l’acompte (peut être égal au montant de la commande)

Dans l’exemple, nous avons saisi 10 dans la case Acompte en %.

La facture d’acompte générée reprend le type de vente et de TVA de la commande.

Vous pouvez transformer une commande en plusieurs factures d’acompte.

Chaque transformation en facture d’acompte crée 2 nouvelles lignes dans la commande dont l’article est acompte et le montant celui indiqué dans la fenêtre précédente de transformation. Une 1ère ligne indique une quantité = 1 et une 2ème ligne une quantité = -1.

acompte-transformation-bis
acompte-transformation-bis

La ligne = 1 est transformée et se retrouve dans la facture d’acompte.

Le montant total de la commande est inchangé.

La facture d’acompte ne comprend qu’une seule ligne avec l’article Acompte et les références de la commande en libellé ligne.

acompte-facture
acompte-facture

Etape 2 : encaissement de l’acompte

La facture d’acompte a généré des écritures comptables dans le compte du client.

acompte-extrait
acompte-extrait

Vous pouvez préciser l’imputation comptable des factures d’acompte en indiquant le compte retenu dans la fiche de l’article Acompte.

La saisie du règlement par la fenêtre Règlements Clients permet d’imputer directement le règlement à cette facture d’acompte.

acompte-reglement
acompte-reglement

Etape 3 : facturation de la commande

Lors de la facturation finale de la commande, les lignes d’acompte (avec quantité -1) sont reprises dans la facture permettant de retracer l’historique des facturations d’acompte de cette facture et de générer les écritures comptables correctes, notamment par rapport au solde non facturé et aux écritures de TVA.

acompte-facture-finale
acompte-facture-finale

Dans notre exemple, la commande est de 2500€ HTVA ( 3000 TTC).

Une facture d’acompte de 10% a été créée donc 250€ HT et 50€ de TVA.

La facture finale est bien de 2250 HT et 2700 TTC.

Option 3 : encaissement d’un règlement d’acompte et imputation sur une facture

Etape 1 : encaissement de l’acompte

Il s’agit de constater le règlement d’un acompte sans passer par une affectation préalable à une commande (comme dans la solution 1).

Dans la vue Règlements Clients, saisir le montant encaissé.

Renseigner un libellé (qui sera le libellé de l’écriture compte) et une référence de lettrage dans numéro de pièce (qui sera le pointage de cette écriture).

acompte-reglement-client
acompte-reglement-client

Après avoir cliqué sur Régler, ne pas sélectionner d’échéance sur laquelle imputer ce montant et cliquer sur Imputer, puis valider.

L’écriture suivante est générée en comptabilité :

Acompte ecriture 3
Acompte ecriture 3

Etape 2 : affectation de l’acompte à une facture

Cette étape est similaire à l’affectation d’un avoir ou de tout montant au crédit du compte du client.

Elle ne permet toutefois d’indiquer en gestion qu’une échéance de facture est réglée que si l’acompte ou l’acompte + un règlement complémentaire correspondent au montant de l’échéance.

Pour que l’acompte apparaisse dans la liste des échéances de la vue Règlements Clients, il faut cliquer sur la case à cocher sur extrait de compte Client de la vue.

Attention : il faut sélectionner sur Extrait de compte client avant de cliquer sur le bouton Saisir.

Dans l’exemple suivant, nous allons régler l’échéance de 2700€ de la facture F00038 avec l’acompte de 300€ précédent et un règlement complémentaire de 2400€.

Sélectionner la facture F00038 dans la liste pour récupérer automatiquement les libellés et lettrage. Modifier le montant réglé en 2400€.

Cliquer ensuite sur Régler

acompte-affectation
acompte-affectation

Puis, sélectionner d’abord l’acompte (le montant est < 0 dans la liste) et cliquer sur “Imputer”.

Le montant “Reste à Imputer” est augmenté du montant de l’acompte.

acompte-imputation
acompte-imputation

Ensuite, procéder comme pour un règlement classique, en sélectionnant l’échéance qui doit être imputée sur ce règlement.

Dans l’écriture comptable générée après validation du règlement, l’échéance de 2700€ est soldée par l’encaissement de 2400€ en banque et l’affectation de l’acompte de 300€ qui figurait au crédit du compte client (le lettrage a été modifié avec le numéro de la facture réglée).

acompte-extraits
acompte-extraits

Les acomptes en caisse, dans 8TPV

Il y a 2 manières de traiter les acomptes dans 8TPV :

Option 1 : gérer un acompte sur commande en utilisant les pièces

  • Créer la commande client et faire la transformation en facture d’acompte
  • Quand le client revient au magasin, renseignez le code client dans la caisse
acompte-clientTPV
acompte-clientTPV
  • faire un nouveau ticket, et utiliser le bouton inclure pièce
acompte-inclure-piece
acompte-inclure-piece
  • Indiquez le n° de la commande à inclure
acompte-saisie-numero-de-piece
acompte-saisie-numero-de-piece
acompte-caisse-tpv
acompte-caisse-tpv
  • Si le client achète d’autres articles, il est possible de rajouter les lignes sur le ticket avant de le régler

Option 2 : gérer un acompte en utilisant un article acompte.

Cette procédure ne permet pas de suivre les articles en commande mais elle est plus simple à utiliser.

  1. L’article acompte doit exister dans la liste des articles (non géré en stock, de type “Port”, sans nomenclature, avec la TVA par défaut du dossier, et si la caisse est tenue TTC , coché TTC), son compte comptable doit être un type 4191 (acompte sur commandes)
acompte-fiche-article
acompte-fiche-article

Pour affecter le compte comptable, il faut sélectionner l’article et dans la sous liste utiliser

 le bouton Comptes

ajouter ensuite les différents comptes pour les différents types de ventes possibles en magasin.

acompte-compte-comptable
acompte-compte-comptable
  1. Dans le ticket, il est préférable d’identifier le client en le sélectionnant dans la liste des clients ou créer une fiche client. Il est néanmoins possible de laisser le ticket sur le code client caisse. Pour en savoir plus, consulter la page Utilisation TPV

  2. Entrer l’article acompte dans le ticket et indiquez dans la zone PU le montant à payer par le client et dans le libellé l’article et la quantité commandée

acompte-caisse-direct
acompte-caisse-direct
  1. Procéder au règlement de l’acompte normalement.

  2. Lors du retour du client, demander le ticket portant la trace de l’acompte versé

  3. Faire un ticket avec les articles commandés et finir par l’article acompte en mettant -1 en quantité et le montant versé lors du premier ticket. Cela va déduire l’acompte sur le ticket.

acompte-retour-client
acompte-retour-client
  1. Finir le ticket normalement en procédant au règlement du solde.