Changer année, cas pratique

Selon la législation française, vous ne pouvez pas avoir plus de 2 exercices ouverts en même temps. Si vous ne relevez pas de cette législation, vous devrez créer un nouvel exercice mais sans obligation de fermer le précédent, et vous n’êtes pas obligé de gérer des racines différentes.

Pour réussir la transition entre 2020 et 2021, il faut suivre les étapes suivantes :

  • fermer l’exercice 2019
  • créer l’exercice 2021
  • créer les racines 2021
  • si vous gérez des stocks, faire éventuellement l’inventaire

Fermer l’exercice 2019

Vous ne pouvez pas fermer un exercice si vous avez des factures non validées. S’il reste des factures non validées, 8sens affiche le message : Vous devez valider les factures de l’exercice avant de le fermer!

A la clôture de l’exercice, 8sens donne la possibilité de générer une archive fiscale au format texte de toutes les données. Cette archive sera compactée (au format zip). N’oubliez pas de conserver cette archive sur un support inaltérable dans un endroit sécurisé pour la présenter en cas de contrôle fiscal.

Créer l’exercice 2021

Selon la législation française, vous ne pouvez pas avoir plus de 2 exercices ouverts en même temps. Vous devez au préalable fermer l’exercice 2019. Si vous essayez de créer l’exercice 2021, alors que celui de 2019 n’est pas fermé, 8sens affichera le message : Les deux exercices précédents sont encore ouverts….

Créer les racines 2021

Vous souhaitez par exemple :

Saisir en 2020 des factures datées en 2021 et saisir en 2021 des factures datées en 2020

Il faut 2 racines actives en même temps.

Vous allez commencer une nouvelle année avec une nouvelle numérotation de factures (devis, bons de livraison …) ; supposons que vous émettiez au maximum 2000 factures par an, et que 2020 est votre premier exercice dans le logiciel. Il faut avoir, par exemple, les racines suivantes :

  • FCLI2020 : racine active + champ1=FCLI + champ2= de 0000 à 1999
  • FCLI2021 : racine active + champ1=FCLI + champ2= de 2000 à 3999
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Saisir, en 2021, une facture datée en 2020

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Confirmation si la date n’est pas dans le mois courant

Pour vous permettre de vérifier que c’est bien ce que vous souhaitez faire, un message de confirmation s’affiche

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Saisir, en 2020, une facture datée en 2021

Vous ne pouvez pas saisir une facture en 2021 si l’exercice 2021 n’est pas ouvert. Si l’exercice 2021 n’est pas ouvert, 8sens affichera le message : la date n’est pas dans un exercice ouvert…

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Créer les racines 2021 pour une base déportée

Si vous avez des bases déportées, vous devez créer les racines sur le central avant l’heure prévue de la synchro !

Faire l’inventaire

Si vous souhaitez faire votre inventaire au 31/12/2020 :

  • faire la pièce d’inventaire et remise des stocks à 0
  • créer une entrée en stock en date du 01/01/2021. Si l’exercice 2021 n’est pas ouvert, 8sens affichera le message : la date n’est pas dans un exercice ouvert…

L’inventaire “bloque” les bons de livraison en cours, ils ne sont plus modifiables. Si vous essayez de modifier une ligne, 8sens affiche le message : Vous ne pouvez modifier cette ligne l’inventaire a été fait depuis…

Pour aller plus vite…

Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants :

action raccourci MAC raccourci PC
Passer d’une fenêtre à l’autre cmd > ctrl >
Afficher l’écran des racines cmd : ctrl :
Afficher l’écran des factures cmd Y ctrl Y

Pour en savoir plus…