Généralités

Base de données

Base unique

La base de données est unique pour tous les programmes. Ceci signifie que les données sont toutes rangées au même endroit, quelle que soit l’application 8sens utilisée pour les gérer : la gestion commerciale, la comptabilité, le TPV … Mais vous pouvez créer plusieurs bases de données.

Les données vues dépendent de l’application utilisée, mais certaines sont communes : les bons de livraison sont visibles par la gestion, les écritures comptables par la compta et la gestion et les clients par la gestion, la compta et la TPV …

La base peut contenir plusieurs exercices, autant que vous voulez. Si sa taille augmente trop, à vous de purger ce qu’il ne vous semble pas nécessaire de conserver.

Mise à jour

Chaque modification de valeur de champ est enregistrée immédiatement dans la base de données. La mise à jour se produit dès que l’utilisateur sort de la case de saisie, que ce soit à l’aide d’une touche du clavier ou de la souris.

Utilisateurs

Utilisateur connecté unique

Chaque utilisateur ne peut se connecter qu’une seule fois “à la fois” à un serveur de base de données 8sens. Il possède un code utilisateur et un mot de passe unique. Si un autre utilisateur veut se connecter avec le même code utilisateur, le programme l’interdit.

En cas d’arrêt anormal d’un programme 8sens (coupure de courant, blocage de l’ordinateur, sortie inopinée de l’application, …), le logiciel considère que l’utilisateur est toujours connecté à la tentative de connexion suivante. Deux cas se présentent alors :

  • L’utilisateur a le droit de se reconnecter : il peut passer outre le dialogue et se connecte normalement, le programme lui signalant tout problème survenu sur les données en cours d’utilisation.
  • L’utilisateur n’a pas le droit de se reconnecter : il doit demander à l’Administrateur 8sens ou à un utilisateur du groupe Administrateur de le déconnecter au préalable.

Voir la remarque du paragraphe Pièces ci-dessous.

Pour déconnecter un utilisateur, l’Administrateur 8sens utilise le menu Fichier > Utilisateurs.

Attention de ne déconnecter que des utilisateurs vraiment déconnectés !

Si l’Administrateur 8sens était lui-même connecté au moment de l’arrêt anormal, il aura un message d’alerte lors de sa reconnexion, une fois le message validé.

Actions

Gamme Amplitude uniquement

Chaque action (création ou suppression d’enregistrement, mise à jour de valeur de champ, connexion ou déconnexion d’un utilisateur) est enregistrée ainsi que l’utilisateur qui l’a effectuée, la date et l’heure.

Les actions sont visibles par l’Administrateur : Fichier > Administration des bases, bouton Actions pour les actions effectuées depuis la dernière sauvegarde ; bouton Historique pour les autres actions plus anciennes.

Concurrence

Fichiers de base

Quand deux utilisateurs mettent à jour le même champ de la même fiche, la dernière de ces modifications est enregistrée par le programme. Autrement dit, 8sens n’interdit pas les mises à jour multiples ; cette interdiction serait trop contraignante.

Remarque : vous pouvez limiter le nombre d’utilisateurs qui mettent à jour certains fichiers grâce aux autorisations d’accès. Pour en savoir plus, consulter la page autorisations d’accès

Pièces

Les pièces constituent un cas particulier. Que ce soit côté client ou côté fournisseur, 8sens ne peut permettre à deux utilisateurs de modifier la même facture ou la même commande en même temps.

L’utilisateur réserve donc la pièce.

Cette réservation se fait automatiquement :

  • lors de la création d’une nouvelle pièce
  • en ouvrant la fenêtre des lignes d’une pièce déjà créée (si aucun autre utilisateur ne la réserve déjà), par double-clic sur l’entête ou par le bouton Lignes

et manuellement :

  • en cliquant sur le bouton Réserver de l’entête de pièce.

La réservation inscrit le code de l’utilisateur dans le champ Utilisateur de l’entête de pièce :

Sur cet exemple, le devis MET0000001 est réservé par l’utilisateur Administrateur

Les autres utilisateurs peuvent donc savoir qui a réservé cette pièce, et éventuellement lui envoyer un message par la messagerie interne du programme. Ils peuvent ouvrir et consulter la pièce mais ils ne peuvent pas la modifier, tant que celui qui l’a réservée ne l’a pas libérée.

Remarque : en cas d’arrêt anormal du programme (cf. Utilisateur connecté unique ci-dessus), et si l’utilisateur avait une ou plusieurs pièces réservées, ces pièces restent réservées tant que l’utilisateur lui-même ne les a pas réouvertes, vérifiées, puis libérées. Il est très important que l’utilisateur ouvre ces pièces :

  1. pour en vérifier le contenu
  2. pour permettre à 8sens de les calculer correctement.