Note de version v6

version suivante v8

Modifications pour la mise en conformité art.88

• Création de base : on ne peut créer de nouvelle base de données 8sens que si le programme que l’on utilise pour créer la base est lancé sur l’ordinateur serveur 8sens (celui où le Contrôleur est lancé) en mettant Localhost à la place de l’adresse ip.

• Ajout de nouvelles zones dans la table Etablissement. Ces zones doivent impérativement être renseignées car elles sont utilisées pour la génération de l’attestation (Capital Social, RCS et RM, CGV, Mentions légales). Rapprochez-vous de votre comptable pour qu’il vous aide à remplir ces zones.

• Ajout de la zone Mentions légales dans les Types de vente. Rapprochez-vous de votre comptable pour qu’il vous aide à remplir ces zones.

• Ajout de la zone Mentions légales dans les Taxes. Rapprochez-vous de votre comptable pour qu’il vous aide à remplir ces zones.

• Ajout de la date de la pièce d’origine dans les lignes de la pièce de destination, date qu’il faut imprimer dans les modèles de facture s’il y a eu un BL auparavant.

• Ajout d’un état Provisoire sur les factures : c’est l’état de chaque facture avant sa validation. Les factures doivent être validées (bouton Valider) afin qu’elles soient définitives et comptabilisées. Une facture non validée ne peut générer d’écritures comptables.

• A la création d’une facture, elle prend le numéro de facture selon la dernière facture de la même racine, chronologiquement parlant. Elle a un état Provisoire et n’est pas comptabilisée. Elle est toujours modifiable. Il n’est pas possible de régler une facture provisoire. A l’impression, elle s’imprime avec un Filigrane “Provisoire” et ne comporte pas le mot “Facture” mais “FProvis”.

• A la validation d’une facture, 8sens crée les écritures comptables et la facture ne pourra plus être modifiée ni supprimée. Les écritures associées sont validées et non modifiables. La facture est chaînée et signée selon le protocole RSA. Elle n’est plus modifiable. A sa première impression, elle n’aura aucun filigrane. A sa réimpression, elle aura le filigrane “Duplicata” + le numéro de duplicata.

• Le seul moyen d’annuler une facture est de créer une facture d’avoir. Il n’est plus possible de supprimer les factures, même les factures provisoires.

• Possibilité de créer des racines par mois-année pour les factures.

• Toutes les pièces archivées ne sont plus supprimables.

• Seules les factures validées pourront être réglées.

• Le règlement sera déversé directement en comptabilité et les écritures validées. Il ne sera plus possible de supprimer ou modifier un règlement. Pour modifier un règlement vous devez extourner l’écriture en comptabilité ou utiliser la nouvelle fonctionnalité de “retour impayé”.

• A la clôture de l’exercice, 8sens donne la possibilité de générer une archive fiscale au format texte de toutes les données. Cette archive sera compactée (au format zip).

Il appartient au client de prendre ses dispositions pour conserver cette archive sur un support inaltérable dans un endroit sécurisé pour la présenter en cas de contrôle fiscal.

• Il n’est plus possible d’ouvrir un nouvel exercice si plus de deux exercices antérieurs sont encore ouverts.

• A la fermeture de l’exercice, 8sens génère le fichier FEC et sauvegarde la base de données avant clôture (à charge à l’utilisateur d’archiver cette sauvegarde dans un espace sécurisé). Les écritures sont signées dans l’ordre du FEC.

• Différentes actions sont tracées et signées dans un journal d’évènements interne à la base.

• Pour obtenir une Attestation de conformité, il faut utiliser le bouton Attestation sur la fenêtre des Etablissements.

• Ajout d’un menu « Assistance en ligne… » au menu Aide afin que le service support puisse intervenir sur la base de données si nécessaire.

Rappel : en aucun cas le service support ne peut prendre la main sur votre base de données seul et sans votre accord.

• A l’ouverture du programme, une fenêtre s’affiche avec toutes les factures non validées crées par l’utilisateur connecté.

Particularité pour les caisses

Pour pouvoir ouvrir une caisse, il faut que la caisse précédente, pour une même racine, soit clôturée.

Pour cette raison, vous devez avoir une racine par caisse (physique) afin de pouvoir ouvrir plusieurs caisses en même temps.

Voir ci-dessous pour le modèle de ticket.

Impression d’une facture

Comme dit ci-dessus, une facture non validée contient le filigrane “Provisoire” et le mot “Facture” est transformé en “FProvis”.

Une facture validée n’a aucun filigrane lors de sa première impression.

Une facture réimprimée contient le filigrane “Duplicata” + le numéro de Duplicata.

Modèles de facture

Suite à l’article 88, les modèles de facture client doivent faire apparaître les mentions légales obligatoires à l’impression :

• nom et adresse du client
• numéro de TVA du client si c’est un professionnel (pour le moment facultatif en France s’il n’y a pas d’autoliquidation)
• date de la vente ou de la prestation de service
• numéro de facture selon une séquence chronologique continue
• quantité et dénomination précise des produits ou services
• prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
• taux de TVA applicable à la ligne
• total HT et total TTC
• montant total de TVA par taux
• date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard
• conditions d’escompte, montant d’escompte et remise pied
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros
• les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, doivent mentionner sur leurs devis et factures l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle-ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat
• nom et prénom ou raison sociale du vendeur, SIRET ou SIREN, RCS et ville , RM et département pour un artisan, adresse du siège social, forme juridique et capital social, numéro de TVA, les mentions spécifiques au métier

8sens dispose d’un nouveau service pour vous aider à mettre vos modèles de facture en conformité. N’hésitez pas à vous rapprocher du service commercial ou faire une demande par mail à l’adresse modeles @ 8sens.com.

Vous trouverez des modèles de facture aux normes dans les modèles standard. Vous avez cependant la possibilité de cocher l’option “Ne plus tester l’absence des zones obligatoires sur le modèle” dans vos modèles (au menu Modèle, Options).

Modèles de ticket

Suite à l’article 88, les modèles de ticket doivent faire apparaître les mentions légales obligatoires à l’impression :

• date de la vente ou de la prestation de service
• numéro de facture selon une séquence chronologique continue
• quantité et dénomination précise des produits ou services
• prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
• taux de TVA applicable à la ligne
• total TTC
• Les mentions légales du type de vente
• Les mentions légales de la tva
• Le contrôle ticket

8sens dispose d’un nouveau service pour vous aider à mettre vos modèles de ticket en conformité. N’hésitez pas à vous rapprocher du service commercial ou faire une demande par mail à l’adresse modeles @ 8sens.com .

Vous trouverez un modèle de ticket aux normes dans les modèles standard. Vous avez cependant la possibilité de cocher l’option “Ne plus tester l’absence des zones obligatoires sur le modèle” dans vos modèles (au menu Modèle, Options).