Fiche article

Notes : il est important de bien distinguer la notion d’“articles” de celle de “produits”.

En gestion, les termes :

  • Articles : désignent les différentes références proposées à la vente. Le terme
  • Produits : désignent les références que vous allez acheter.

C’est pourquoi les “Articles” sont accessibles via le menu “Vente” et les “Produits” via le menu “Achats”.

Présentation de la vue

Vous pouvez accéder aux articles en passant par : Menu Ventes > Articles

Cette fenêtre se décompose en plusieurs parties :

• une liste des articles au centre (un seul clic sur le titre d’une colonne tri l’ensemble des lignes) ;

• à droite, une fiche avec le détail des champs pour la saisie ;

• à gauche, un index qui permet de réaliser une sélection ;

• en haut, des boutons qui permettent de créer, supprimer, imprimer, saisir ou voir les compléments d’informations ainsi qu’une zone recherche ;

• au milieu (ici encadré en vert), un sous menu qui affiche dans la sous liste (en fonction de l’icône et du menu sélectionné) des informations sur l’article sélectionné.

DESCRIPTIF DU SOUS MENU

Informations disponibles en cliquant sur le bouton :

Informations disponibles en cliquant sur le bouton :**

Ci-dessous un exemple d’information de statistiques de vente sur un article sélectionné.

Description des champs

Sur la fiche article, vous rencontrerez différents types de champs que nous allons détailler dans ce paragraphe.

Les champs énumérés fixes : |

  • Type d’article, Type de nomenclature, Type de stock et Type de tarif sont des champs de type énumérés fixes.

Ces champs n’acceptent que des valeurs pré-définies et non modifiables. Vous pouvez monter et descendre dans cette liste à l’aide des flèches haute et basse du clavier. La flèche droite vous permet de sélectionner la valeur dans le champ. Vous pouvez également double-cliquer sur la valeur choisie.

Les champs boléens :

  • Nomenclature détaillée, Vendable, Forfait, Géré en statistiques, Tarif regroupé, Remisable, Commissionnable, Présent sur le ste web, Désactivé et Supprimé sont des champs de type boléen.

Ce type de champ ne prend en compte que les valeurs “vrai” et “faux” ou “oui” et “non”. Dans 8sens, les 2 valeurs sont : “-” pour faux et “X” pour vrai. Pour passer d’une valeur à l’autre, appuyez sur la barre espace.

Le champ Image/Photos : |

Vous avez la possibilité d’ajouter des images sur votre fiche article. Les formats d’images acceptés sont : JPG, PNG, PICT, BMP, TIFF et PDF.

Pour ajouter une image, faites un clic droit (ou Ctrl+clic) sur le champ “Photos”.

Cliquez sur le bouton “Ouvrir” et sélectionnez le fichier concerné.

Cliquez sur “Enregister”

Il est possible de sélectionner une partie de l’image. Pour ce faire, sélectionnez la partie choisie, puis cliquez sur “Sélectionner partie”, puis sur “Enregistrer”:

Les champs Énuméré personnalisables :
  • Gamme, Famille, Catégorie, Nature et Collection sont des champs de type Énumérés personnalisables.

Exemple d’énumérés créés pour le choix de la gamme

Note : ces énumérés se terminent toujours par “Autre…”. Sous réserve de droit d’accès,“Autre” vous donne accès à la fenêtre des énumérés. Vous pouvez également accéder au paramétrage des énumérés en allant dans le menu “Fichier”, sélectionnez “paramètres généraux” puis cliquez sur “Énumérés…”.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des énumérés. Les énumérés sont simplement une facilité de saisie pour le champ considéré. Rien n’interdit de saisir les caractères “à la main” ou de saisir une valeur non présente dans la liste.

Les champs Appel de valeur : |

  • Code TVA, Code de remplacement, Code Unité de vente, Code produit, Code suivant, Code de regroupement, Code unité de tarif, Code style et Code Établissement sont des champs de type “Appel de valeur”. Ces champs ont la particularité d’être toujours précédés du signe “>”. Ces types de champs appellent des valeurs enregistrées dans d’autres parties du programme. Vous pouvez appeler les valeurs de différentes façons : – par saisie du code puis en appuyant sur la touche tabulation du clavier. – par sélection directe dans la fenêtre de choix : saisissez un (ou +) caractère dans le champ code ou le champ libellé ou encore “@” pour tout afficher et appuyez sur la touche Tabulation au clavier. – par liste : placez le curseur dans le champ d’appel et appuyez sur la flèche droite du clavier. La vue liée va s’afficher. Sélectionnez l’élément voulu et appuyez de nouveau sur la flèche droite.

Dans tous les cas 8sens reprendra automatiquement les informations liées à cet appel. Prenons l’exemple du code TVA :

8sens a repris automatiquement le taux de TVA correspondant au code TVA.

Gestion des prix de base

Vous pouvez définir sur la fiche article deux prix de base (HT et TTC).

Si vous définissez votre prix de base en HT, le programme vous proposera de vous calculer le prix TTC en fonction de la TVA sélectionnée et inversement. Lors de la saisie des pièces de vente et si votre client a par défaut un tarif TTC, alors le prix de base TTC sera remonté sur la pièce et inversement. Vous pouvez modifier le tarif du client (si ce dernier en possède plusieurs par exemple) directement sur l’en-tête de pièce.

Type d’article

Vous pouvez créer un article de type Normal, Port, Emballage, Texte, Regroupement ou Primitif.

Les articles de type Texte et Regroupement ont un comportement différent des autres : ceux-ci ont un prix de base à 0 et non pas de stock.

  • L’article de type Texte sert en quelque sorte de glossaire. Il permet d’ajouter facilement des textes récurrents sans avoir à les retaper à chaque fois.

    • L’article de type regroupement permet de regrouper des articles ayant le même comportement. Une fois l’article de regroupement créé, il vous suffit de l’affecter aux articles concernés grâce au champ “Code regroupement” en saisissant dans ce champ le code de l’article de regroupement. Vous pourrez ainsi visualiser très facilement tous les articles ayant le même code de regroupement (cf. Articles de regroupement).
    • L’article de type Port vous permet de définir les modalités de frais de port.
    • L’article de type Emballage vous permet de définir les modalités de frais d’emballage.
    • L’article de type Primitif : cet article est intéressant lorsque vous souhaitez gérer par exemple des gammes de couleur et de tailles différentes pour un article donné. En combinaison avec la fonction présente sur le bouton “Créer” > “dérivés”, vous allez pouvoir décliner très rapidement votre article selon les critères préalablement définis.

Exemple : nous souhaitons décliner notre article Parka de Ski “Légend” – modèle homme selon les couleurs et les tailles.

Créer un article de type primitif :

Affichez les critères et entrez les valeurs suivantes :

Allez sur le bouton “Créer”, maintenez le clic et sélectionnez “Dérivés”

Une fenêtre “Vue en tableau” s’ouvre :

Cliquez sur les cases dont vous voulez créer les articles :

et créez les articles en appuyant sur le bouton

Image:boutoncreerart.jpg

8sens annonce la création des articles (ci-dessous 35):

Vos différents articles sont créés et accessibles lors de l’élaboration de vos devis :

Type de nomenclature

Vous pouvez également créer différent types de nomenclature (cf la fiche Nomenclatures article)

:

Type de stock

  • Standard : est le type de stock par défaut

  • Numéro de série : l’article est géré par le n° de série qui lui est associé.

  • Numéro de lot : l’article est géré par son appartenance à un lot.

  • Aucun : correspond aux articles qui ne se gèrent pas en stock (des prestations de services, des articles de type ’texte », par exemple)

Pour la gamme Amplitude uniquement :

Les articles portant des numéros de lots et les numéros de série reçoivent les numéros au moment de l’achat :

  • pour les articles en numéro de série, saisir chaque numéro de série (pour 10 articles, saisir les 10 numéros de série)

  • pour les articles en numéro de lot, saisir le numéro de lot et la quantité. Le lot est terminé lorsque la quantité totale du lot est vendue.

Il n’est pas possible de vendre un article de ce type sans l’avoir rentré en stock par un achat (réception) ou une entrée/un inventaire.

Description des boutons

Dans la fenêtre des Articles, un certain nombre de boutons sont présents.

Certains boutons offrent des fonctionnalités supplémentaire lorsqu’on déroule le menu :

Nous allons détailler les fonctionnalités de chacun.

Le bouton “Créer”

Clic direct sur Créer :

Cette action vous permet de créer une nouvelle fiche article. Lorsqu’une nouvelle fiche article est créée, le curseur se positionne directement sur le champ “code article”. Ce dernier doit, impérativement, être renseigné (cf la fiche Racines pour le paramétrage de votre code). Par défaut, le programme sélectionne le Type d’article : Normal, Type de nomenclature : Aucune et Type de stock : Standard.

Selon le paramétrage de votre fiche établissement, 8sens reprendra également le code de taxe par défaut.

Le bouton Créer > Dupliquer :

Cette action vous permet de créer un article en reprenant la plupart des informations d’un article existant.

Sélectionnez un article (ici “Sac à dos”) et cliquez sur le bouton “Créer”, maintenez le clic et sélectionnez “Dupliquer” :

Comme le montre cette exemple, certaines informations de la fiche article “Sac à dos” » ont bien été reprises.

Vous devez saisir obligatoirement un nouveau code article. 8sens refusera la création complète de l’article tant que ce code ne sera pas rempli :

Votre article est créé; Il ne vous reste plus qu’à modifier les champs qui vous intéressent.

Le bouton Créer > Créer article dépôt :

Ce bouton vous permet de créer l’article dans un dépôt choisi. Exemple : nous allons créer l’article “Caméra sport” dans notre dépôt “BOUTIQUE”.

Sélectionnez votre article et cliquer sur “Créer”, maintenez le clic et sélectionner “Créer article dépot” :

Une fenêtre s’ouvre dans laquelle votre article apparait. Sélectionnez le champ “Code dépot” :

Appuyer sur la touche >, vos différents dépôts apparaissent :

Sélectionnez “BOU”.

Dans cette vue, vous pouvez également définir le stock mini et maxi, interdire ou non les stocks négatifs sur cet article etc.(cf la fiche Dépôts)

Le bouton Créer > Créer le produit :

Ce bouton vous permet de générer directement le produit qui sera associé à l’article (sous réserve d’voir le droit d’accès).

Exemple : nous allons créer le produit “Casque”.

Sélectionnez votre article et cliquer sur “Créer”, maintenez le clic et sélectionner “Créer le produit” :

Une fenêtre “Produits” s’ouvre :

8sens a crée automatiquement un code produit lié à votre article.

Vous pouvez lier ce produit à un fournisseur en cliquant dans le champ “Code Fournisseur :

Sélectionnez le fournisseur, puis validez. 8sens vous demande :

Cliquez sur “Oui”.

Entrez le dernier PA (ici 49), puis validez : .

8sens vous demande :

Cliquez sur “Oui”.

Vous venez de créer le produit associé à votre article.

Pour vérifier : sélectionnez votre fournisseur dans le menu “Tiers” et cliquez sur “Fournisseurs”. Sélectionnez le fournisseur dans lequel vous avez crée le produit (ici ) et cliquez sur “Produits” du sous menu. La liste des produits associés à votre fournisseur s’affiche. Votre produit est bien dans le catalogue du fournisseur :

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation des produits, merci de vous référer à la rubrique “Produits”.

Le bouton Créer > dérivés :

Ce bouton vous permet de générer directement les articles issus d’un article de type “Primitif” (cf. la rubrique Type d’articles pour la création des articles dérivés).

Le bouton Supprimer

Clic direct sur Supprimer :

  • Cette action vous permet de supprimer le ou les articles sélectionnés. Il est à noter qu’un article n’est jamais totalement supprimé de la base de données elle-même, mais simplement “marqué” comme supprimé. 8sens a prévu cette sécurité au cas ou l’article supprimé est utilisé quelque part (pièce de vente, tarif, etc.).

  • L’administrateur peut, à tout moment, “dé-supprimer” un article pour le rendre accessible à tous.’’’

Le bouton Supprimer > Supprimer en cumulant sur… :

  • Réservé à l’administrateur, ce bouton est intéressant pour supprimer un article dont on doit modifier le type ou la nomenclature sans perdre l’historique de celui-ci.

 Rappel : un article de type "normal" déjà utilisé (commande client, factures, etc.) ne peut plus être modifié en type "sérialisé" par exemple.

Le bouton Imprimer

Clic direct sur Imprimer :

  • Cette action vous permet d’imprimer les articles sélectionnés dans la liste selon un modèle prédéfini (cf Modèles et formules)

 Si vous souhaitez imprimer simplement la liste d'articles telle qu'elle apparait à l'écran : appuyez sur  + P (ou Ctrl + P pour PC).

Le bouton Imprimer > Exporter :

  • Ce bouton vous permet d’exporter dans un fichier texte la liste d’articles ou une sélection de ceux-ci selon : – les colonnes de la liste ; – les colonnes de la fiche ; – un modèle d’export (cf Impression et exportation).

Le bouton Variation du tarif

  • Ce bouton vous permet de réaliser des variations sur un ou des tarif(s) existant(s).

Le bouton Dossier

  • Ce bouton permet d’associer des documents à un article. Ceux-ci sont accessibles en permanence.

Ci-dessus, nous avons associé un document PDF (manuel) et une photographie à l’article boussole.

Le bouton Cumuls

  • Ce bouton vous permet de faire le cumul sur un article par rapport aux ventes selon différents critères :

Ci-dessous nous avons demandé le cumul de l’article « Casque pour l’année 2018 :

Le bouton Recalcul CUMP

  • Ce bouton permet de recalculer le CUMP, ainsi que la marge de l’article.

Les boutons du sous menu

RAPPEL : Lorsque votre article est sélectionné, vous avez accès à des informations supplémentaires.

En cliquant sur le bouton :

En cliquant sur le bouton :**

Le bouton Composants : vous permet créer/visualiser les articles qui composent l’article (dont le Type de nomenclature est “Fabrication” ou “Commercial”) sélectionné (cf la fiche Nomenclatures article)

Le bouton Composés : vous permet de créer/visualiser les nomenclatures dont fait parti l’article sélectionné. C’est ce que l’on appelle la nomenclature inversée.

Le bouton Tarifs : vous permet de créer/visualiser les tarifs de l’article sélectionné.(cf Tarifs)

Le bouton Dépôts : vous permet de créer/visualiser les dépôts de l’article sélectionné.(cf le paragraphe précedent “Créer article dépôt”)

Le bouton Comptes : vous permet d’affecter ou de visualiser les comptes de l’article sélectionné.(cf Comptes des articles)

Le bouton Produits : vous permet de créer ou de visualiser les produits liés à l’article sélectionné.

Pour prendre en compte automatiquement le prix de vente en fonction du prix d’achat de la fiche produit, vous devez paramétrer correctement le champ “calcul PV/PA” de la fiche établissement, puis vous devez remplir dans la fiche produit le champ “coef de calcul PV”. Sur la vue produit, vous pouvez mettre à jour le prix dans la fiche article en cliquant sur le bouton Créer > Mise à jour du prix article Pour mettre à jour le dernier prix d’achat, (à la fois sur la fiche produit et sur la fiche article) vous devez paramétrer vos Natures de pièces (par exemple on choisira les bons de réception comme nature de pièce mettant à jour le PA)

Le bouton Commentaires : vous permet de créer/visualiser les commentaires associés à l’article sélectionné. Vous pouvez définir un commentaire dit principal, ce dernier sera alors repris sur la fiche article dans le champ “commentaire”. Vous pouvez également définir vos commentaire par langue.

Le bouton Libellés : vous permet de créer/visualiser les libellés de l’article sélectionné par langue.

Le bouton Regroupement : vous permet de créer/visualiser les articles appartenant à l’article de type regroupement ou primitif sélectionné. L’article de type regroupement permet de regrouper des articles ayant le même comportement. Une fois l’article de regroupement créé, il vous suffit de l’affecter aux articles concernés grâce au champ “Code regroupement” en saisissant dans ce champ le code de l’article de regroupement.

Le bouton Codes Client : vous permet de redéfinir vos codes articles par client. Vous pouvez ainsi, tout en conservant votre propre codification, reprendre la codification de votre ou vos clients afin de faciliter vos échanges avec ces derniers.

Le bouton Tranches : vous permet de définir les critères d’applications des Tranches liées à l’article sélectionné.

Le bouton Texte : vous permet de saisir un grand texte lié à l’article sélectionné.

Fiches wiki associées

Création d’un article dans 8sens Boutique